В офисе или архиве активно применяются меры по упорядочиванию больших объемов бумаг с помощью подшивки документации. Этот процесс применяется в делопроизводстве и считается важным организационным этапом. Ответственное лицо, занимающееся подшивкой, должно быть ознакомлено с техникой ниточного скрепления документов. Хотя процесс подшивки несложен, но для достижения правильного результата необходимо правильно натягивать нитки.

Нерадивая атташе представляет серьезную угрозу, которая может повлечь за собой непредсказуемые последствия:

Государственные учреждения и архивы не принимают на хранение документацию.

Мы отказываемся от возможности сотрудничества с вашей фирмой.

Фальсификация государственных бумаг.

Какую документацию нужно прошивать

Для предотвращения потери файлов и замены документов, используется процесс перепрошивки. Эта процедура помогает обеспечить защиту от подделок, удобное хранение целостности документации и упорядочение бумаг. Обычно процесс перепрошивки применяется к многостраничным делам, которые необходимо передать в соответствующие организации.

Необходимо прошить указанные ниже вещи:

Архивные.

Бухгалтерские.

Корреспонденция.

Документы, которые получили нотариальное заверение, включающие копии и переводы.

График работы.

Распоряжения об управлении персоналом.

Документы, требующие проведения проверки.

Перед тем, как составить бумаги, убедитесь, что среди прочих документов отсутствуют те, которые могут вызвать проверку со стороны налоговой или ФНС (для отчетности).

Как правильно прошить документы по ГОСТ

Текущее отсутствие унифицированной процедуры перепрошивки документов вызвано отсутствием описания данной процедуры в ГОСТ Р 7.0.8. — 2013 «Делопроизводство и архивное дело».

Предусматривается использование переплета и подшивки при оформлении документов, как указано в рекомендациях Росархива в разделе 3.5.3.

Для того чтобы правильно оформить документацию, необходимо следовать специальным правилам, которые описываются в отраслевых нормативных актах. Эти акты содержат набор инструкций, которые необходимо соблюдать при прошивке официальных документов. Вот список таких нормативных актов:

Руководство по заполнению отдельных форм включает подробные указания и пошаговые инструкции.

Стандартный набор правил для осуществления деловой деятельности.

Руководство по созданию документации Банка России.

Необходимые инструменты

Для осуществления процесса украшения бумаги необходимо иметь при себе специальные принадлежности для офиса — канцелярский клей, острые и надежные ножницы, тонкая игла, удобный дырокол и прочные нитки.

Есть несколько способов соединить документацию (вариант выбирается в зависимости от объема материала):

Закрепление с помощью швов. Этот метод подходит для скрепления небольшого количества листов. Для этого необходимы дырокол, игла и нитка. Шов закрепляется при помощи специальной наклейки с гарантийной надписью.

В типографии применяются переплетные машинки для выполнения различных задач.

Использование электрического отвертки, крепкого шнура и ленты.

Прошивка документов

Перед началом прошивки необходимо обеспечить подготовку соответствующих рабочих документов. Чтобы этого достичь, следует последовательно выполнить следующие шаги:

Избавление от металлических скобок и скрепок.

Листы упорядочиваются в соответствии с датой, аналогично присваиваются номера на этих листах.

Подготовка к оформлению обложки.

Осуществление контроля нумерации на страницах и аккуратное формирование листов в идеально выровненные пачки бумаги.

Существуют несколько способов оформления документации (2, 3, 4). Рассмотрим каждый из данных вариантов более подробно.

Существуют два отверстия

Чтобы соединить бумагу в двух отверстиях, требуются следующие принадлежности: шерстяная нить, перфоратор. Также возможно использовать толстую шприцу. Следует сделать прокол в отверстии вдоль левого края. При этом необходимо оставить зазор в 1 см от края.

После выполнения проколов мы проходим нить, создавая петлю между отверстиями. Края петли завязываются узлом, а затем сгибаются вместе и приклеиваются к обратной стороне листа пломбой — прямоугольным куском белой бумаги размером 8х5 см. На файле делается запись: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Также указываются инициалы, фамилия ответственного лица, его подпись и дата.

Было обнаружено три случая нарушений

Для приготовления стопки бумаги используется такой же метод, как и для скрепления в два прокола — листы аккуратно сложены и выровнены. Затем делаются три прокола, расположенные в одну линию. Чтобы пропустить нить через отверстия, используйте иглу с большим отверстием. Концы нити следует оставить на обратной стороне документа. Их обязательно связывают узлом, выравнивают и закрепляют с помощью бумажного знака.

четыре нарушения

Перед нанесением отверстий, необходимо выполнить подготовку документации, как это всегда принято. Свернутые в стопку листы бумаги должны иметь четыре отверстия. Расстояние между ними должно составлять 1,5–2 сантиметра.

Нить проникает в третье отверстие на задней стороне и затем проводится по передней стороне к четвертой дырке. Затем нить снова направляется в третье отверстие (с обратной стороны), выходит на переднюю часть листа и проходит во второе отверстие. Нить выходит с обратной стороны второй дырки и проходит через первую дырку с лицевой стороны листа. Затем она проходит на обратную сторону документации через вторую дырку. Концы нити скрепляются узлом и запечатываются.

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Для обеспечения целостности документов, представления отчета в налоговую или сдачи важных бумаг в архив и другие организации, необходимо произвести прошивку документации. Такой подход обеспечивает безопасность, исключая возможность потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов позволят решить множество проблем.

Вот хоть насколько эта процедура проста, ни в коем случае нельзя допустить каких-либо ошибок. В этой статье мы подробно разберем, как правильно выполнить прошивку и пронумеровать документы с помощью ниток, а также рассмотрим примеры и различные методы прошивки.

Какая документация требует прошивания

Обычно стежке подвергаются документы, предназначенные для органов регистрации и контроля, а также те, которые отправляются в архивы, подвергаются проверке или имеют важность для владельца.

Обычно требуется скрепление страниц следующего перечня документов:

Решения о персонале.

Финансовая документация.

Документы, хранящиеся в архиве.

Иные бумаги.

Для делеобразовательного специалиста важно осознавать, что выполнение своих обязанностей является сложным и утомительным процессом, поэтому он обязан руководствоваться принципом добросовестного исполнения и стремиться к качественному сшиванию документов. Ведь от его работы зависит сохранность и доступность информации, и в случае расформирования или утери документации, он несет ответственность.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

Сегодня нет строго регламентированного стандарта для правильной подшивки. Однако существуют указания Росархива, которые были утверждены приказом № 76 от 23.12.2009, а также ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с этим существуют требования к подшивке документов, которые были разработаны другими органами.

Из-за ограниченного доступа к информации, предпринимателю может быть затруднительно ориентироваться в процессе, поскольку каждый отдельный орган имеет свои уникальные правила и требования, которые необходимо соблюдать.

Инструменты и подготовительная работа

Для выполнения переплета документов с помощью ниток, необходимо определить объем документации, а затем выбрать соответствующие инструменты.

Обычно для создания прошивки применяются следующие инструменты:

Острым орудием для шитья является иголка, которая предназначена для прохода сквозь материалы и создания отверстий для нити. При этом шило служит инструментом для осуществления процесса сшивания и соединения различных деталей.

Дырокол.

Нить или лента.

Документ склеивания.

Ножницы.

Клей для офисных нужд.

После завершения подготовки всех необходимых приспособлений требуется:

Необходимо собрать все необходимые документы, расположив их правильно и в нужном порядке.

Необходимо убедиться, что на веб-страницах отсутствуют скобки и зажимы, так как они могут вызвать проблемы и не являются необходимыми при последующем сохранении.

Необходимо аккуратно уложить листы, иначе собранная пачка будет выглядеть неэстетично, а место выбившихся страниц потемнеет. При большом объеме документов для скрепления используется специальное устройство, предназначенное для выравнивания бумаг в офисе.

Инструкция прошивки важных бумаг

Необходимо подходить к данной процедуре с должной ответственностью. Если прошивка окажется некачественной и слабой, то страницы смогут легко разделиться, и этого следует избегать, поскольку главная цель процедуры — предотвратить добавление новой информации или потерю части.

Однако, для того чтобы доставить необходимые бумаги в официальные государственные учреждения, необходимо корректно связать их между собой, пронумеровать и заверить печатью, следуя образцу, представленному на фотографии. В противном случае, такие документы не будут приняты.

Существуют два отверстия

Это очень простая процедура, с которой не возникнет никаких трудностей. Отверстия могут быть сделаны с помощью иглы или дырокола. Необходимо проколоть их с левой стороны, отступив примерно на 1-2 сантиметра.

После того, как два отверстия будут созданы, возможно выполнять подшивку — для этого необходимо провести нитку через прокол в документе несколько раз и завязать ее узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа следует указать порядковый номер.

Было обнаружено три случая нарушений

Необходимо сначала определить положение отверстий. Если нет требований к их расположению, то они следует разместить в середине левого края страницы на одинаковом расстоянии в пределах 3-5 см.

Для того чтобы прошить бумагу, используя три отверстия, необходимо пропустить иглу через среднее отверстие с обратной стороны, а затем вывести ее на лицевую сторону через верхнее отверстие. После этого, протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны и затем через лицевую сторону, направляя ее в среднюю дырку. Не забываем оставить отрезок нити длиной около 7 см и завязать его.

четыре нарушения

Если документ имеет большую толщину, то для обеспечения надежности его скрепления могут использоваться 4 отверстия. В данном случае рекомендуется воспользоваться шилом или парой иголок. Для начала следует пометить иглой места, где будут располагаться отверстия. Как правило, расстояние между ними составляет приблизительно 3-5см.

Затем следует описание последовательности, в которой следует правильно прошивать документы ниткой.

Процедура проведения нити начинается с ввода ее в одно из средних отверстий, которое находится с обратной стороны. Затем, с помощью тяги, нить извлекается снизу через ближайшее свободное отверстие, расположенное первым у края.

Следующим шагом нить повторно проходит через среднюю проколку и извлекается сверху через третье отверстие.

Затем, игла проникает в самую последнюю свободную лунку и выходит на обратную сторону через пропечатанный средний отверстие.

Разъединяют и обрезают свободные концы. Крепят с использованием клея для бумажных изделий и прямоугольного листа незагрязненной бумаги.

Необходимо учесть, что в случае, если объем документов превышает 10 страниц, настоятельно рекомендуется прибегнуть к применению дырокола или прошивателя.

Заключение

В каждом рабочем месте обязательно применяются иглы и нитки для скрепления договоров и других важных документов. Прошивка считается наиболее надежным и проверенным способом скрепления бумаг.

Также при предоставлении в налоговую службу или Пенсионный фонд необходимо использовать другие способы скрепления, так как документы, соединенные с помощью клея или степлера, не принимаются. Такие действия могут быть рассмотрены как нарушение требований, предъявляемых к юридическим лицам.

Для эффективной работы с огромным объемом данных необходимо организовать их систематизацию и надлежащее хранение. Только после аккуратного собирания информации можно быть уверенным в невозможности замены или потери отдельных фрагментов.

В любой компании необходимо иметь необходимые принадлежности для обработки документов: швейные нитки, иглы, перфораторы. Отличный выбор этих товаров представлен в онлайн-магазине Офисмаг.

Бухгалтер в роли… портного: как прошивать документы

Бухгалтер в роли… портного: как прошивать документы

Можно оценить: сколько отверстий необходимо сделать для прокола документа? И какую величину следует принять для расстояния между ними?

Как надо прошивать документы

Способ скрепления страниц многостраничного документа, который обеспечивает его целостность, может различаться в зависимости от целей его использования. В сфере делопроизводства принято руководствоваться опытом и лучшими практиками.

Правила, применимые в общем случае.

Если требуется прошить один документ, состоящий из нескольких страниц, или удостоверить копию такого документа, можно легко сделать это, прошив листы на двух отверстиях — такой подход является самым простым.

Из центра листа бумаги отмечаем точки для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм), располагая их вверху и внизу на 40 мм. Расстояние между верхним и нижним проколом должно составлять 80 мм.

Обратите внимание на следующее: в проколы вводится нить, сделанная из натуральных материалов, таких как лен или хлопок. Концы нити связываются на обороте последнего листа, после чего место узла закрывается отдельным листом бумаги маленького размера. На этом листе оформляется отметка об удостоверении, например, сшивается копия или наносится удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа, доступ к которому ограничен.

Декларация об отметке содержит общепринятую фразу «Прошито и пронумеровано», указывается количество листов как в цифровом, так и в словесном выражении. Если требуется, то подпись лица, ответственного за сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.

Есть возможность применить более сложный метод сшивки — с использованием трех проколов, направленный на достижение целей.

Сшив на три прокола используется для объединения нескольких документов в один комплекс, который сохраняется в качестве первичного состава досье в оперативном хранилище в виде отдельного сшива. Бухгалтерия часто применяет этот метод при работе с бухгалтерскими документами в течение дня.

Учитывая размеры полей, начальное проколирующее действие выполняется в середине группы бумажных листов, а остальные два прокола располагаются на расстоянии 40 мм от центрального прокола. После этого концы натуральной нити выводятся через центральное отверстие, обвивают нить, сжимаются и связываются в узел.

Не каждый пакет шитья подтверждается — это зависит от того, для какой цели он создается.

Фirmware для хранилища даных

Во время подготовки документов для хранения в архиве, прошивка становится неотъемлемой частью процесса обязательной архивно-технической обработки. Следует отметить, что дела прошиваются на четыре протокола, что позволяет создать уникальное «архивное соединение».

Когда дело необходимо полностью оформить (такие дела, которые хранятся постоянно, относятся к личному составу и хранятся более 10 лет), сначала оно прошивается, а затем переплетается с использованием типографской технологии, добавляя корешок, на котором позднее будут указаны поисковые данные дела.

При частичном оформлении дела, со сроком хранения до 10 лет, происходит привязывание картонных обложек сверху к будущему делу-сшиву.

30 миллиметров от края верхнего и нижнего поля пачки располагаются проколы, один наверху и один внизу. Два прокола располагаются посередине, на расстоянии 80 миллиметров от верхнего и нижнего проколов. Расстояние между этими двумя средними проколами также составляет около 80 миллиметров.

Этап технического сшива выполняется двумя методами: одноигольным и однониточным либо однониточным, но двухигольным. В качестве нити применяется натуральный материал, его концы затягиваются и связываются на обратной стороне сшива (в области пачек-дел).

Так же рекомендуется использовать этот метод для прокола бухгалтерских документов дня или дела с другими первичными учетными документами, которые обычно хранятся в течение пяти лет, как с обложкой из картона, так и без нее.

Мы настоятельно рекомендуем заключить договор с архивной компанией для обработки дел, связанных с постоянным хранением и содержанием персональной информации. Только такая компания может выполнить такую сложную и трудоемкую работу, которая связана с использованием инструментов, таких как дрель, струбцина и другие. Кроме того, эта работа очень пыльная, поэтому требуется профессиональный подход и оборудование.

Заметьте: соблюдение норм по оформлению документов обязательно только в определенных областях работы, то есть в специализированной бумажной работе.

В пункте 10.2 указанного Постановления Пленума ВАС от 25.12.2013 № 100 содержится норма, которая регулирует вопрос о сшиве копии судебного акта в арбитражных судах Российской Федерации, действующих в первой, апелляционной и кассационной инстанциях.

Все листы копии сшиваются двумя прочными нитями, которые выходят на обратную сторону последнего листа. Для закрепления концов нитей используется бумажная наклейка, имеющая форму круга, квадрата или прямоугольника, размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм. После этого документ опечатывается печатью суда. Печать наносится таким образом, чтобы наклейка, закрепляющая концы нити, частично находилась под ней. На печати указывается должность лица, подтвердившего подлинность документа, его личная подпись, фамилия, инициалы и дата.

В пункте 6.10 приказа Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2015 № 399, который регулирует порядок обработки и использования исполнительных листов в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах, содержится указание о необходимости сшивки исполнительных листов.

Документы могут быть соединены двумя способами в верхнем левом углу. Первый способ заключается в прошивке листов с помощью прочной нити, которая проходит через левый и верхний край каждого листа (не менее двух оборотов в каждую сторону). Концы нити связываются и выходят на обратную сторону последнего листа. Второй способ заключается в вальцовке листов с использованием металлического кольца, через которое пропускается прочная нить (не менее двух оборотов на каждую сторону листа). Чтобы зафиксировать прошивку, место соединения заклеивается бумажной наклейкой. Такая наклейка может иметь прямоугольную или квадратную форму и размеры около 45-55 мм в ширину и 35-45 мм в высоту. На наклейке присутствует удостоверительная надпись.

При оформлении склеек бумажных копий документов, подаваемых в налоговые учреждения, стоит учитывать следующие моменты:

Объем сшива не превышает 150 листов, на которых цифры арабского письма обозначают непрерывную нумерацию, начиная с одного.

В процессе соединения страниц в простой стежке используется прочная нить, которая прокалывает каждый лист 2–4 раза. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа и тщательно связываются между собой. Для закрытия места соединения на оборотной стороне последнего листа наклеивается специальная бумажная наклейка. Эта наклейка имеет форму прямоугольника и ее размеры составляют около 40–60 мм в длину и 40–50 мм в ширину. Наклейка должна полностью закрывать место соединения стежки, тогда как концы нитей могут немного выходить за пределы наклейки, но не более чем на 2–2,5 см.

Вопрос архивного сшива дел на четыре прокола регулярно обсуждается в практике, однако данный принцип пока не нашел свое отражение в существующих нормативных актах, регулирующих архивное дело.

Ранее мы использовали три прокола для прошивки документов, но мы заметили, что документы меньшего размера, чем А4, часто оказывались захвачены только одним проколом. Большинство документов размером меньше стандартного А4 на самом деле вдвое меньше его. Из практики мы заметили, что если прошить документ формата А5 на четыре прокола, он будет зафиксирован минимум в двух местах, и этого будет достаточно, чтобы документ оставался неподвижным внутри папки.

Существуют определенные задачи, такие как в бухгалтерии, где существует множество документов меньшего размера, чем формат А5. В таких случаях можно прошить дела на большее количество отверстий.