Обычно, в местном (городском) суде существуют два отдела: по уголовным и гражданским делам, через которые осуществляется взаимодействие, регистрация, учет и хранение дел, находящихся на рассмотрении суда. Эти задачи выполняются сотрудниками секретариата и делопроизводством. Для хранения завершенных дел создается архив.
В каждом судебном учреждении района или города находится канцелярия, которая занимается поддержкой судей в осуществлении правосудия, суммировании судебной практики и анализе судебной статистики, обеспечении безопасности судей и других участников судебного процесса, а также выполняет другие функции, присущие суду.
Файлы, которые приложены: 1 документ
канцелярия суда.docx
Обычно, в местном (городском) суде существуют два отдела: по уголовным и гражданским делам, через которые осуществляется взаимодействие, регистрация, учет и хранение дел, находящихся на рассмотрении суда. Эти задачи выполняются сотрудниками секретариата и делопроизводством. Для хранения завершенных дел создается архив.
В каждом судебном учреждении района или города находится канцелярия, которая занимается поддержкой судей в осуществлении правосудия, суммировании судебной практики и анализе судебной статистики, обеспечении безопасности судей и других участников судебного процесса, а также выполняет другие функции, присущие суду.
Уровень эффективности работы судей и обработка материалов, находящихся в производстве, в значительной степени зависят от того, насколько качественно, ясно и своевременно сотрудники канцелярии выполняют свои обязанности.
В канцелярию суда включаются сотрудники, которых принимает на работу председатель районного (городского) суда. Правовое положение и оплата труда этих сотрудников регулируются законом «О государственной службе», то есть они имеют статус государственных служащих, кроме технических работников.
Организация канцелярии районного (городского) суда включает в себя несколько должностных позиций. В ее состав входит заведующий канцелярией, который отвечает за руководство, а также секретари судебных заседаний, делопроизводители, секретари, консультанты и технический персонал. Количество сотрудников и структура канцелярии суда зависят от объема работы, который выполняется в рамках каждого районного (городского) суда.
Особое значение имеет делопроизводство, поскольку судьи, рассматривающие дела и другие материалы, поступающие в суд, должны заниматься громадным объемом документации. Именно поэтому аппарат суда несет ответственность за организацию и ведение эффективного делопроизводства.
Делопроизводство в судебной канцелярии охватывает все виды работы с документами. Здесь осуществляется регистрация и систематизация всей поступающей в суд переписки (например, ведется учет преступных дел, материалов, жалоб и заявлений, которые будут рассмотрены в суде, а также депозитов, нарядов и карточек), а также ведется статистический учет рассмотренных дел и их хранение. По разрешению председателя гражданам предоставляются копии судебных документов и многое другое.
В судах, где отсутствует должность заведующего канцелярией, ее функции выполняет секретарь суда. Этот сотрудник организует работу канцелярии, руководит секретарским составом и осуществляет поддержание архива суда. В рамках своих обязанностей, он предварительно просматривает входящую корреспонденцию, информирует об этом председателя суда, распределяет задачи между персоналом канцелярии и контролирует их исполнение. Он также организует работу по учету и хранению судебных дел, материалов и физических доказательств, ведет наряды и контролирует правильность ведения первичной статистической отчетности и так далее. Кроме того, на него возлагаются обязанности, связанные с делопроизводством в сфере кадрового учета и хозяйственно-финансовой работы в суде, таких как учет отработанных часов судебными работниками, регистрация приказов и распоряжений в суде, ведение финансовой документации, а также учет хозяйственных имущественных ценностей и канцелярских принадлежностей.
Основные цели и задачи:
2) применение современных информационных технологий и технических средств для организации, управления и улучшения судебного процесса;
2) Организация работы сотрудников судебного аппарата, включая контроль и методическое руководство по вопросам процессуального ведения дел.
3) составление статистических документов, отражающих деятельность Суда;
Управление документооборотом
5) управление и реализация хранения и применения письменных материалов, размещенных в архивном фонде Судебной организации;
Осуществление и развитие делопроизводства в кадровой сфере Суда на основе применения инновационных информационных технологий и технических средств.
7) гарантирование выполнения задач конкурсной комиссией при замещении отдельных позиций в сфере государственной гражданской службы;
Организация собраний, тренингов и специализированных курсов для оценки профессиональных навыков, обучения и роста квалификации сотрудников аппарата Суда.
9) установление и поддержание документации по состоянию вооружения и личного состава;
10) составление графика работы, учет количества сотрудников, занимающихся административной работой в Суде.
Заведующий канцелярией Суда осуществляет прямое руководство этим отделом.
Районный суд организует и осуществляет свою деятельность.
В районном суде существует несколько принципов распределения обязанностей судей в зависимости от количества дел и их квалификации. Первый принцип — территориальный, когда каждый судья рассматривает все дела, возникшие на определенной территории. Второй принцип — функциональный, когда каждый судья занимается определенным видом дел: гражданские, уголовные или административные. Третий принцип — территориально-функциональный, когда каждый судья рассматривает определенный вид дел на определенной территории. Наконец, персональный принцип предполагает, что каждый судья занимается гражданскими делами, поступающими на его личный прием, а уголовные и административные дела он получает по поручению председателя суда. Кроме судей, важную роль в организации работы районного суда играет его аппарат, включающий администратора, секретарей канцелярии, секретарей судебных заседаний, делопроизводителей и вспомогательный технический персонал. Администратор суда подчиняется председателю и занимается организационным обеспечением работы суда, подготовкой и проведением заседаний, взаимодействием с другими государственными органами, а также обеспечением условий для судей и сотрудников аппарата.
В судебной канцелярии регистрируются записи о поступающих делах и заявлениях, подлежащих рассмотрению. Также проводится учет уже рассмотренных дел и организуется их хранение. Сотрудники канцелярии фиксируют и хранят материальные доказательства, составляют описи завершенных дел и передают их в архив. Главная обязанность секретарей судебного заседания — вести протокол судебного заседания во время рассмотрения дела. Они также отвечают за техническую подготовку судебного заседания, включая вызов участников дела и проверку их явки в суд.
Задачи канцелярии суда и организация ее работы
Задачи канцелярии суда и организация ее работы
Введение. Проблемы организации делопроизводства существуют уже очень давно и являются неотъемлемой частью документации. В современной России ситуация в сфере судебного делопроизводства вызывает противоречивые мнения. В 2004 году введены новые правила судебного делопроизводства, которые существенно изменили оформление документов и журналы для регистрации входящих и исходящих документов, что вызвало много вопросов в судебном сообществе (работа была выполнена специалистами Автор 24). Специалисты в области судебного делопроизводства отмечают, что эти правила не совпадают с практической работой с документами. С другой стороны, с появлением новых технологий в судебном процессе меняется структура обработки документации. Изменение экономических основ общества влияет на ценность отдельных видов документов. Однако, системы управления документами не учитывают достаточно эти изменения и продолжают работать по устаревшим правилам и стандартам. Документированная информация составляет основу работы суда и его эффективность во многом зависит от производства и использования информации. Изучение деятельности канцелярии суда необходимо проводить с учетом практических рекомендаций. Мы считаем, что разработка данной темы должна осуществляться в рамках проблемного поля различных наук: гражданского права, конституционного права, административного права, семейного права, делопроизводства, архивного дела, информатики, истории России. Однако, в России организация работы канцелярий судов все еще далека от совершенства. Недостаточно изучено количество научных исследований по этой проблеме. В отдельных работах только можно увидеть попытки исследования канцелярии суда в качестве основного предмета. Западные ученые активно изучают эту область знаний. В России есть свои традиции в работе канцелярий судов и просто заимствовать западный опыт невозможно. Российским ученым удалось накопить большой объем знаний по этой теме, который закреплен в законодательных актах. Результаты научных исследований отражены в журналах, сборниках научных трудов, статьях, учебных пособиях, материалах конференций и других научных событиях. Стоит отметить публикации в журналах «Юридическая наука», «Администратор суда», «Журнал конституционного правосудия» и других, которые являются научной базой и отображают результаты исследований авторов. Объектом исследования является канцелярия суда. Предметом исследования являются особенности организации работы в канцелярии суда. Целью исследования является анализ основных аспектов работы канцелярии суда. Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи: проанализировать функции и задачи канцелярии суда; изучить организацию работы канцелярии суда. Источниками для исследования являются Конституция РФ, Гражданский процессуальный кодекс, Уголовно-исполнительный Кодекс, Федеральный конституционный закон «О судебной системе Российской Федерации», Федеральный конституционный закон «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов» и другие. Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка.
Заказчик осуществил оплату
Организация работы с документами в мировых судах РФ
Организация работы с документами в мировых судах РФ
Организация работы с документами в мировых судах Российской Федерации
Организация работы с документами имеет огромное значение для бесперебойного функционирования мировых судов Российской Федерации, которые занимаются разрешением незначительных правовых споров и рассмотрением административных дел.
Введение электронного документооборота в мировых судах Российской Федерации привело к улучшению работы судебной системы. Благодаря этой системе суды теперь могут получать и обрабатывать документы в электронной форме. Это значительно сократило время, необходимое для разрешения дел, и повысило эффективность работы судов. Теперь суды могут оперативно получать и обрабатывать документы, что позволяет им эффективно выполнять свои обязанности. Внедрение системы электронного документооборота является важным шагом в развитии судебной системы Российской Федерации.
Адекватное ведение документации и систематизация архивов играют ключевую роль в работе международных судей. Судебные органы обязаны усиленно фиксировать все судебные процессы, включая материалы дела, судебные решения и иные сопутствующие документы.
Судебные органы также обязаны гарантировать правильное хранение и архивирование всех документов с целью их последующего использования. Для обеспечения должного управления всеми документами и возможности к их доступу при необходимости, мировые суды внедрили специальную систему учета и архивирования.
В РФ мировые судьи несут ответственность за проведение различных судебных процедур, включая гражданские и уголовные дела. Как часть своих обязанностей, они должны точно и своевременно фиксировать все процессы. Систематизированный обмен документами имеет важное значение для обеспечения бесперебойного функционирования системы мировых судей.
Цифровизация документооборота
В Российской Федерации в последнее время особое внимание уделяется процессу цифровизации документооборота. Одним из важных шагов в этом направлении стало принятие Федерального закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» в 2011 году.
Данная нормативная акция повлияла на работу юристов всего мира, ведь теперь они обязаны вести все деловые бумаги в электронном формате. Кроме того, в соответствии с законом, каждый электронный документ должен быть подписан электронной цифровой подписью, чтобы обеспечить его достоверность и безопасность.
Требования к ведению делопроизводства
В Российской Федерации требуется, чтобы судьи вели точный учет всех судебных заседаний, включая записи о сторонах, занимавшихся делом, сути дела и принятых решениях. Необходимо, чтобы документы были отмечены датой и подписаны мировым судьей.
Также, глобальные судьи обязаны обеспечить правильную организацию и сохранность всех материалов, относящихся к делу, как в письменном, так и в электронном виде. Невозможность поддерживать аккуратную документацию может повлечь юридические последствия и дисциплинарные меры.
Доступ к документам
В Российской Федерации доступ к документам играет важную роль в рамках судебного процесса. Мировым судьям поручено гарантировать, что все стороны, принимающие участие в разбирательстве, получат доступ к соответствующим документам. Это включает предоставление копий документов по запросу и позволение сторонам самостоятельно ознакомиться с этими документами. Кроме того, мировые судьи обязаны обеспечивать защиту конфиденциальной информации и предоставлять доступ к важным документам только уполномоченным лицам.
При соблюдении данных принципов, судьи по всему миру имеют возможность гарантировать честное и эффективное воплощение правосудия.
Канцелярия суда: повышение эффективности и организация деловой документации
Канцелярия
Обычно, делопроизводственные службы организации, такие как канцелярия, общий отдел и служба контроля исполнения документов, а также ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, несут на себе нагрузку по обеспечению «бумажного» документооборота и контроля исполнения поручений. Именно для этих служб предназначен модуль «Канцелярия» в системе DIRECTUM. Этот модуль упрощает выполнение повседневных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых основывается традиционная российская технология делопроизводства.
Дополнительно, модуль «Учреждение» предоставляет возможность устроить передачу между внешними организациями. Во время такой передачи можно применять электронную цифровую подпись (ЭЦП), и специальные механизмы в системе DIRECTUM обеспечивают контроль доставки документов. Принципы передачи основаны на стандарте отрасли для обмена электронными документами «Взаимодействие систем автоматизации управления документацией», который был утвержден Гильдией Управляющих Документацией.
Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
При подготовке документации для отправки в хранилище, для каждого номенклатурного дела возможно напечатать обложку, а также составить список документов дела. Это позволяет существенно сократить затраты времени при подготовке документов для архивного хранения.
В электронном журнале регистрации документов имеется гибкая система нумерации, которая позволяет присваивать каждому документу уникальный номер. В зависимости от конкретного журнала, используется определенный способ автоматической нумерации, который может включать в себя код подразделения, код журнала и другие необходимые реквизиты.
Регистрация документов
Для учёта документов используются уникальные карточки регистрации и контроля (КРК), которые включают в себя все необходимые первичные сведения (отправитель, подразделение компании, представитель компании, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также информацию о нахождении любого бумажного документа в организации (местонахождение, статус выполнения и т.д.). Для исходящих документов возможно указать список организаций, которым будет отправлена копия.
В данный момент в системе имеется функционал, который позволяет зарегистрировать документы как от организаций, так и от граждан.
При использовании децентрализованной регистрации документов организациями, в системе вводятся специальные места регистрации — это места работы секретарей и сотрудников канцелярии. Каждое из этих мест может обслуживать одно или несколько подразделений. Также возможно ограничение доступа к данным в зависимости от места регистрации.
При передвижении документа между разделами в каждом разделе может быть создана своя РКК. В результате образуется последовательность РКК, по которой возможно отслеживать перемещение бумажного документа не только между работниками внутри раздела, но и между разделами.
Также, РКК обеспечивает взаимосвязь между зарегистрированными документами системы путем использования таких фраз, как «В ответ на», «В соответствии с» и другие аналогичные.
Процедура оформления заявки на регистрацию предельно проста: достаточно заполнить все необходимые поля в Решении Комиссии по Коммерческому учету. Исключительно удобно, что после этого регистрационный номер будет назначен автоматически.
При регистрации непосредственно из РКК имеется возможность добавить отсканированный (электронный) документ в модуль «Управление электронными документами» и автоматически связать его с РКК. Для оперативного добавления большого количества документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, которые позволяют потоково добавлять документы в систему. В дальнейшем РКК, а также электронные документы, связанные с ней, могут быть легко найдены по штрих-коду на бумажном оригинале документа с помощью технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.
Согласно отчету РКК, в настоящий момент активно производится печать журналов, которые содержат информацию о приходящих и исходящих документах. Интересно отметить, что для удобства отправителей исходящих документов в системе предусмотрена возможность автоматического создания и печати наклеек для конвертов.
Движение и исполнение документов
После завершения регистрации, входящий документ проходит несколько этапов: рассмотрение, вынесение резолюции, постановка на контроль и, наконец, его исполнение. Однако следует отметить, что вся последующая работа исполнителей с этим документом может быть выполнена исключительно в электронном формате. И этот факт существенно уменьшает временные затраты исполнителей и предупреждает возможную случайную потерю оригинала.
В зависимости от предпочтений руководителя, документ может быть рассмотрен как в письменной форме, так и в электронном формате, в соответствии со стилем его работы.
Основываясь на утвержденном руководителем постановлении, документ может быть подвергнут контролю с назначением лиц, ответственных за его исполнение, а также с указанием поручений и сроков их выполнения.
Для участников, работающих с инструментом «Управление деловыми процессами», возможность создания задачи прямо из РКК предоставляется секретарем или руководителем. Взаимодействие с задачами дает возможность полностью использовать функциональные возможности системы по контролю выполнения поручений.
За счет участия в проекте РКК, будет возможно с легкостью отслеживать ход работы над документом, процесс согласования и объяснение принятых решений.
В случае использования модуля «Канцелярия» отдельно, все указания, выданные исполнителям, регистрируются секретарем в системе учета документов РКК и затем отслеживается их своевременное выполнение. В то же время, для пользователей без доступа к автоматизированной системе, инструкции могут быть распечатаны.
При использовании электронных документов перемещение всех документов осуществляется с помощью задач, и на специальной вкладке РКК отображается текущее местоположение бумажного документа. Благодаря этому можно быстро найти бумажную копию документа через РКК.
Работа с исходными и внутренними документами основана на аналогичных принципах.
Обмен электронными документами между системами
Решения DIRECTUM обеспечивают передачу официальных, имеющих юридическую силу, электронных документов между организациями. Обмен документами строится на использовании отраслевого стандарта «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления», который был утвержден Гильдией Управляющих Документацией.
Возможна передача документов как между разделениями внутри одной компании (холдинга), так и между независимыми партнерами. При этом одна из сторон может применять другую платформу для электронного обмена документами или вообще не пользоваться такой системой.
При внутреннем обмене информацией между отделами одной организации (холдингом), документооборот и деловые процессы управляются с помощью модулей «Управление электронными документами», «Управление бизнес-процессами» и «Офисное управление».
Когда две независимые организации осуществляют обмен документами, электронный документ экспортируется из системы DIRECTUM в файл специального формата ESD. Если вторая сторона поддерживает этот формат и использует свою ECM-систему, она может импортировать ESD-документ. В противном случае, вторая сторона может воспользоваться программой DIRECTUM OverDoc, которая является бесплатной и предназначена для работы с ESD-документами.
DIRECTUM OverDoc предоставляет возможность просмотра документа, его характеристик и всех электронных подписей, использованных для его подписания, включая индикаторы достоверности.
Поиск и анализ информации
С самого момента, когда документ был зарегистрирован в системе, пользователь может легко найти его регистрационную карточку, содержащую информацию о местонахождении и процессе исполнения. Более того, сам электронный документ также доступен для просмотра. Пользователь может осуществлять поиск с использованием регистрационных номеров, имени отправителя, имени автора резолюции, а также с помощью любой комбинации реквизитов РКК.
В дополнение к этому, платформа предлагает специализированные отчеты, которые значительно улучшают продуктивность пользователей: Заявки, ожидающие рассмотрения, Просроченные задания, Документы, требующие возврата, и так далее.
Таким образом, взаимодействие модулей «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия» в рамках объединенной системы позволяет повысить эффективность работы организации, соблюдая отечественные традиции и стандарты в области делопроизводства. Каждый модуль предоставляет механизмы, которые можно использовать в различных комбинациях для работы с документами как в письменном, так и в электронном виде. Традиционное письменное делопроизводство гармонично вписывается в электронный документооборот организации, учитывая развитие горизонтальных связей.