В рамках нашего серии публикаций о разработке инструкции по хранению документов продолжаем обсуждать седьмой раздел, который посвящен передаче дел в архив организации со структурных подразделений. Этот раздел включает в себя правила и требования для обеих сторон этого процесса: с одной стороны, для подразделений, которые обязаны передать дела в архив, а именно, делать это в организованном и упорядоченном виде; и, с другой стороны, для самого архива, который берет на себя полную ответственность за принятые документы с момента подписания сдаточной описи.

Какие документы передаются в архив

Начну с того, что важно для архивиста определить, какие конкретно документы будут приниматься в архив организации. Этот вопрос необходимо тщательно контролировать, так как без этого будут передаваться весьма незначительные материалы, включая черновики и лишние экземпляры не востребованных каталогов.

Согласно Правилам 2015 года, наиболее эффективный вариант — сохранять в архиве только документы трех ключевых категорий.

длительного периода хранения, превышающего 10 лет;

по составу персонала;

Неограниченный срок сохранения.

Но даже при приеме документов для постоянного хранения есть одно условие: если компания предоставляет привилегии для организаций, которые не являются источниками комплектования государственного архива, и хранит документы с постоянным сроком только 10 лет, то в такой ситуации даже самые долгосрочные документы не будут отправляться в архив.

Чтобы составить правильную инструкцию по хранению документов, разработчику необходимо иметь точное представление о том, является ли компания источником комплектования государственного (муниципального) архива и имеет ли она право на получение специальных льгот. Все документы, которым исполнилось более 10 лет, а также документы, касающиеся персонала, должны быть переданы в архив вне зависимости от обстоятельств.

Одна из самых многочисленных категорий документов, которые подразделения организации постоянно хотят передать в архив, — это документы, которые должны храниться в течение 10 лет или менее. В большинстве случаев, большинство из них — это документы, которые нужно хранить в течение 5 лет или меньше. Решение о том, следует ли принимать их в архив или нет, должно быть принято архивариусом. Если площадь архива или ресурсы, выделенные для хранения документов, не позволяют обрабатывать документы с таким сроком хранения, они не будут помещены в архив. Архивариус должен настаивать на этом, и Правила 2015 помогут ему в этом.

Когда передаются документы

Если вначале архивист определяет, какие документы будут приняты в архив, то во вторую очередь он решает, когда это сделать. И к счастью, этот вопрос также находится в компетенции архивиста, а не властей, желающих избавиться от своих документов.

В соответствии с пунктом 4.33 Правил 2015 года, организация передает документы в свой архив в соответствии с установленным графиком (Пример 1). Указанный график не приведен в Правилах 2015, поэтому он не ограничен. Важно, чтобы из самого документа ясно следовало, какое подразделение передает свои документы архивариусу и когда это происходит.

Архивист составляет график приема и передачи документов, который затем согласовывается с руководством компании и утверждается генеральным директором. Под руководством подразумеваются заместители генерального директора, директоры по направлениям и другие руководители, которые непосредственно подчиняются генеральному директору. У каждого из них подчинены начальники управлений, служб и отделов. График передачи документов доходит до руководителей данного уровня в обязательном порядке.

Планирование графика начинается в начале года. В качестве последнего срока можно указать, например, 15 февраля. Основной период приема и передачи документов в архив приходится на конец весны и начало осени. Ранее архивисты закрывают номенклатуру дел и проводят экспертизу ценности, а затем готовят номенклатуру дел на следующий год и полностью оформляют принятые в архив документы. Промежуток между этими мероприятиями используется для приема документов, который распределяется между всеми структурными подразделениями организации. Каждое подразделение получает несколько дней на это. Рекомендуется не устанавливать одну конкретную дату, так как возможны рабочие аварии, и силы будут брошены на решение срочных задач, а не на архив.

Структурные единицы вправе согласовываться между собой и изменяться с периодичностью, предупредив об этом архивариуса. Даже возможна пропуск года со стороны подразделения. Архивариус выполнил все необходимое: установил сроки передачи, представил график вниманию руководителя отдела. Далее ответственность ложится на плечи руководителя, который решит, запустить ли процесс передачи документов в своем подразделении или нет.

Обратите пристальное внимание на данное высказывание.

Если согласно графику передачи документов в архив отводится два-три дня, это не означает автоматически начало обработки документов в это время. Подразделения должны заранее подготовить документы к передаче в архив, у них на это есть целый год. Отведенное время в графике служит только для непосредственного процесса приема-передачи.

В данной статье представлены правила, которые касаются организации хранения, комплектования, учета и использования документов, включая Архивный фонд Российской Федерации, в органах государственной власти, органах местного самоуправления и различных организациях. Эти правила утверждены приказом Министерства культуры России от 31 марта 2015 года под номером 526.

Высококвалифицированный эксперт Е.Н. Кожанова обладает глубокими знаниями в области организации дошкольных образовательных учреждений и управления кадровым делопроизводством.

Публикация данного материала осуществлена лишь в частичном объеме. Полную версию его содержания вы сможете ознакомиться в специализированном издании под названием «Секретарь-референт», выпуск номер 8 за 2022 год.

Узнать дополнительную информацию можно:

Советы по сохранению документов: оценка значимости

• Руководство для сохранения письменных материалов: создание дел и их последующее сохранение.

• Руководство по сохранению документов: создание и управление системой классификации дел

Подготовка документов к передаче в архив

Подготовка документов к передаче в архив

За год в компании генерируется значительное количество корпоративных документов. Некоторые из них приходится утилизировать, в то время как другая часть архивируется после оформления. Процесс подготовки документов к передаче в архив подробно описан в данной публикации.

как происходит предварительная подготовка дел перед их архивным хранением;

Какие действия необходимо выполнить для оформления дела?

Как правильно составить лист-заверитель, внутренний перечень, обложку и общую перечень.

Подготовка дел к хранению

Сотрудники, занимающиеся делами и секретари отделов, выполняют все необходимые операции по подготовке деловых бумаг перед их отправкой в архив. Для этого необходимо сформировать все папки в дела, провести систематизацию и оформить их должным образом.

Основные операции при оформлении дел

Проведение проверки корректности классификации документов в делах.

Задача, которая стоит перед данной операцией, заключается в том, чтобы проверить, соответствует ли деловая бумага своему заголовку, который был зафиксирован в номенклатуре дел. Вторая задача состоит в проверке правильного порядка расположения бумаг внутри дела. Существуют разные критерии, по которым бумаги могут быть отсортированы: по алфавиту — по имени корреспондента, по теме — по затрагиваемым вопросам, по времени создания, по месту создания и так далее.

Создание печатных изданий в мягкой обложке (сшивка)

По завершении формирования дела, необходимо выполнить его финальную обработку и обвязку. Перед проведением этой процедуры требуется совершить несколько вспомогательных процессов:

Необходимо избавиться от всех лишних предметов на всех страницах, таких как скрепки, булавки и другие подобные предметы.

Снять бумажные страницы с крепления для документов;

Добавить в конце делового документа приложение в виде листа с заверением (о котором будет упомянуто ниже);

Если потребуется, добавьте внутреннюю опись в начало дела.

По общепринятому утверждению, необходимо ограничить объем дела до 250 листов. Однако, если количество листов превышает заданный лимит, требуется создать дополнительный том дела.

Расстановка номеров на страницах

Это действие выполняется с двумя намерениями: обеспечение надежности хранения всех документов и упрощение процесса их поиска.

Для выполнения данной операции воспользуйтесь черным графитовым карандашом или специальным нумератором. Использование чернил или карандашей других оттенков не допускается. Нумерация страниц осуществляется только на лицевой стороне листа, в правом верхнем углу. При этом необходимо быть внимательным, чтобы не задеть основной текст.

Если размер листа превышает А4, то применяется следующая система нумерации. Если лист сложен и пришит с одной стороны, а затем свернут, он считается одной страницей. Если лист сложен и пришит по середине, то он считается двумя страницами. Фотографии и иллюстрации нумеруются в верхнем левом углу обратной стороны. Иногда в составе документов могут быть вложенные конверты с текстовыми данными и дополнениями, в этом случае сам конверт нумеруется отдельно, а дополнения — последовательными номерами после него, каждое по отдельности. При создании нескольких томов в каждом из них применяется отдельная система нумерации.

Составление листа-заверителя дела

Как уже было отмечено выше, в деле размещается специальный лист-заверитель. На этом листе описываются результаты предыдущей операции — нумерации. В данном листе указывается количество листов, которые были пронумерованы, как цифрами, так и прописью. Затем следует фраза «в том числе», и на отдельных строках указывается количество литерных листов и количество пропущенных листов.

В дальнейшем следует добавить знак «+» и указать количество страниц внутреннего содержания, в случае его наличия.

Лицо, составившее лист-заверитель, обязано подписать его. Важно указать фамилию, инициалы, должность этого человека и дату составления документа. Нельзя применять обложку дела или обратную сторону последнего листа для размещения информации, содержащейся в листе-заверителе.

Иллюстрация 1 демонстрирует пример стандартной формы листа-заверителя, которая рекомендуется для использования в соответствии с Основными правилами работы архивов.

Фигура номер один. Форма документа, подтверждающего информацию.

Не забудьте ознакомиться с интересующими вас материалами:

Существует несколько способов для секретаря создать электронный архив документов.

Организация принимает документы для их последующего хранения в архиве.

Вы получили задание организовать коллекцию: с чего следует начать?

Разработка внутреннего описания документов дела

Иногда в наборы документов входят материалы, обладающие особым значением. Это может быть личная анкета, файлы, связанные с присуждением ученых степеней или присвоением ученых званий. Вся документация, связанная с регистрацией авторских свидетельств и патентов. Дела, относящиеся к судебному процессу, следствию и тому подобному. Во всех этих случаях необходимо наличие внутреннего перечня компонентов дела.

В отличие от гарантийного листа, первый лист дела заносится во внутреннюю опись. Содержимое обеих документов идентично — это количество дел в единицах и количество страниц в самой описи.

На Рисунке 2 представлена стандартная форма внутренней описи.

Изображение 2. Структура внутреннего каталога документов дела

Уточнение информации в реквизитах обложки дела.

Очевидно, создание обложки дела происходит не на этапе подготовки документов к архивированию. Она оформляется значительно раньше — в момент начала делопроизводства. Структура и элементы, которые должны присутствовать на обложке, четко определены в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72.

Наименование департамента организации;

Оценка состояния делопроизводства внутри компании

Особенности архивирования документов в организации

Особенности архивирования документов в организации

Хранение документов организации, относящихся к предыдущим периодам, является неотъемлемым требованием. Основным законодательным документом, регулирующим создание и функционирование архивов, является Федеральный закон №125 от 22/10/04 года. Его положения касаются не только архивов отдельных организаций, но и внутренних архивов организации. Кроме того, сотрудник архива обязан быть знаком с нормативными основами по архивации каждого типа документов и сроками их хранения. Как правило, эта информация указывается на титульном листе дела. Например, в соответствии с ФЗ, документы, касающиеся личного состава, должны храниться в течение 50 лет, а те, что были созданы до 2003 года, должны храниться еще дольше — до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся в соответствии с «Перечнем», утвержденным Минкультом РФ (приказ №558 от 25.08.10 года). Среди них есть документы, которые должны храниться постоянно. Возникает вопрос: можно ли учесть расходы на архивацию документов взаимозависимой организации, основываясь на трехстороннем соглашении с архивной организацией и самой взаимозависимой организацией, при определении расходов для расчета налога на прибыль? Ответ на этот вопрос можно найти в особых правилах работы с налоговыми и бухгалтерскими документами, предусмотренными в ФЗ №402 и Налоговым кодексом РФ.

Архив организации

Для внесения в архив необходимо предоставить документы из подразделений, снабженные описью или заменяющим ее документом.

При подшивке документов в дело сотрудниками подразделения необходимо обеспечить правильное составление методической части.

Организации должны передавать свои документы на хранение в соответствии с установленными законами Российской Федерации.

В случае нарушения порядка передачи дел в архив, сотрудники данной организации обязаны доложить вышестоящему руководству о возникшем нарушении.

В целях оптимизации хранения документов все больше компаний предпочитают создавать электронную версию своих архивов. Важно учесть, что некоторые документы сохраняют свою юридическую силу только в печатной форме, поэтому электронная архивация является лишь удобным дополнением к основным бумажным делам.

Документы подвергаются архивации поэтапно:

Анализируется уже существующая документация, чтобы выявить ее особенности. Например, можно визуально определить, нуждаются ли все документы в дополнительных соединениях, каков объем работы, которая предстоит выполнить, и так далее.

Происходит классификация документов на две категории: некоторые из них подлежат законному уничтожению, так как не представляют ценности, в то время как другие требуют дальнейшей обработки.

Документы разделены по своим типам, таким как бухгалтерские, управленческие и кадровые, после чего они систематизируются и объединяются в дела. Несшитые документы обычно подшиваются вместе. В процессе сшива на документах ставится печать компании и подпись ответственного лица, занимающегося сшивом.

Для каждого дела формируется список, который содержит информацию о содержании дела и перечень документов, находящихся в соответствующей папке.

Производится создание классифицированных реестров по категориям, после чего необходимо передать их в хранилище.

Рекомендуем создать список дел, состоящий из следующих информационных элементов:

Уникальный номер присваивается делу, и он обычно состоит из кода подразделения, откуда оно поступило.

заголовок;

количество блоков памяти;

Продолжительность сохранности и указание на законодательно установленные ограничения;

Только электронный формат используется для примечаний, таких как планы (например, реконструкция, рекламная компания), и делается отметка об этом.

Условиями архивирования компании, в других словах, могут быть предусмотрены так, чтобы задачи, начиная от систематизации и составления перечня документов в папке, были возложены на сотрудников отделов, а сотрудники архива занимались только приемом документов по передаточному документу, проверкой их правильного оформления, сопоставлением состава документов со списком, указанным на папке. Затем дело возвращалось для доработки или принималось для сшивания. Если требовалось скопировать или отсканировать отдельные элементы дела, это также относилось к компетенции сотрудника архива. Передача завершалась подписью на акте, подтверждающем, что документы были переданы для хранения.

Архивирование без архива

Часто малые компании и организации неспособны выдержать финансовую нагрузку, связанную с содержанием отдельного архива, включая аренду помещения и оплату штатных сотрудников. В таких случаях вся ответственность за архивирование ложится на одного человека, обычно это секретарь.

Сотрудник, занимающий данную должность, может быть не знаком со всеми различными нормативными документами в данной сфере, в отличие от специалистов, занимающихся архивным делом. Это относится и к работникам организации, для которых работа в архивном структурном подразделении является новинкой.

В первую очередь рекомендуется ознакомиться с:

Этот документ, обозначенный под номером 263 и выданный 5 сентября 1985 года Главархивом СССР, все еще является обязательным и действующим.

Документ, рекомендованный коллегией Росархива 06/02/02 г., содержит правила работы с архивами организаций.

В данных руководствах представлены подробные инструкции о том, как производить архивирование и сохранение документации компании.

категория важных документов, которые требуют особого внимания и долгосрочного хранения, и категория обычных документов, которые могут быть удалены после определенного срока.

Документы, срок хранения которых уже прошел, завершены в рамках делопроизводства.

Существующие в данный момент документы, которые применяются в процессе работы.

Работники компании, включая бухгалтерию и экономическую службу, могут оказать помощь в создании организованных папок для различных дел. Каждый из них способен правильно организовать материалы в папке, составить список и назвать дело соответствующим образом. Исходя из этой работы, секретарь может создать список дел для физического лица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Участие внешних организаций, предлагающих услуги архивирования за определенную плату, является целесообразным в различных ситуациях:

Необходимо произвести архивирование документации, объем которой является значительным. Однако сделать это без нарушения процессов производства и управления собственными силами сотрудников компании невозможно.

Создание электронного архива в организации может вызвать не только большой объем работы, но и проблему, связанную с тратой времени на обучение сотрудников новому программному обеспечению.

Для обеспечения безопасности, документы могут быть переданы на сторону, такую как госархив, где требуется наличие высококвалифицированных специалистов.

Соблюдение правил архивного дела является обязательным требованием, нарушение которого рассматривается как административное правонарушение. Кодекс об административных правонарушениях (статья 13.25) предусматривает налагание штрафов в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей на физическое лицо и от 200 до 300 тысяч рублей на юридическое лицо.