Почтовое послание – общепринятое обозначение для разнообразных письменных документов, предназначенных для обмена информацией между различными организациями, передаваемых через почтовые службы.
Организационные документы, предназначенные для обмена информацией, составляются на официальном бланке, принадлежащем данной организации. В таких письмах указываются необходимые реквизиты, включая адресата, заголовок, текст сообщения, информацию о приложениях (если таковые имеются), подпись отправителя, информацию об исполнителе и, при необходимости, печать организации.
Одинаковое мнение у профессионалов в том, что официальное послание должно быть ограничено одной страницей. Письмо должно быть посвящено лишь одной проблеме, таким образом, его выполнение будет ускорено.
Обычно письма разделяются на две части, которые больше всего похожи друг на друга. В первой части обычно представлены факты и события, которые послужили основанием для написания письма. Вторая часть, напротив, содержит выводы, просьбы и предложения.
При подготовке любого письма следует разрабатывать структуру его содержания. Формально датой письма считается день его отправки.
Делопроизводство: формы изложения текста
В обмене сообщениями применяются следующие способы представления информации:
Составление писем должно соответствовать тем же требованиям, что и составление организационно-распорядительных документов, которые определяются в соответствии с ГОСТ Р.6-30 2003.
Виды писем
Корреспонденция в рабочих целях включает в себя широкий спектр различных видов и форматов писем.
Служебное сообщение представляет собой носитель конкретных сведений и юридически значимый акт.
Письмо с просьбой о предоставлении подробной информации о конкретных данных или услугах является письмом-запросом. В ходе написания такого письма используются различные выражения и фразы, направленные на получение нужной информации.
Я бы хотел предложить вам сотрудничество или заключение договора со следующими условиями:…
Письмо сопровождения. В данном письме адресату информируется о том, что ему передаются прилагаемые документы (или материальные ценности). Вступительные фразы сопроводительных писем обычно содержат следующие выражения:
Письмо с гарантией. Написание гарантийного письма необходимо для подтверждения сделанных обещаний или условий и может начинаться с обращения на имя лица, которому оно отправляется. Обычно гарантийное письмо заверяется печатью. В содержании гарантийного письма могут присутствовать следующие выражения:
Мы отправляем вам данное письмо для подтверждения получения документации и материалов, таких как письма, факсы и т.д. Важным словом, которое использовано в этом письме, является «Подтверждаем». Оно может быть завершено просьбой, предложением, замечанием или указанием.
Почтовые уведомления об успешной доставке начинают свое содержание следующим образом:
Письмо-уведомление. Обычно в таком письме передается информация или подтверждается что-то. Обычно письма-уведомления направляются в ответ на запрос и начинаются с фраз: «Информируем», «Желаем сообщить вам», «Хотим уведомить вас» и так далее.
В случаях, когда не удается получить нужный ответ по телефону или при личной встрече, рекомендуется отправить письмо-напоминание. Такое письмо состоит из двух основных частей: напоминания о необходимых действиях и описания принимаемых мер в случае их невыполнения. Важным словом, которое следует использовать в таком письме, является «Напомнить».
В напоминающих письмах применяются различные шаблоны:
Рекламационное письмо – это формальное обращение, которое выражает недовольство по поводу неисполнения договорных обязательств и требует компенсации ущерба от нарушившей стороны.
Для подачи рекламации необходимо предоставить следующие сведения:
Для рассмотрения рекламации необходимо представить письменное заявление, которое отправляется заказным письмом вместе со всеми соответствующими документами. Эти документы должны иметь полную юридическую силу для обеих сторон и быть представлены в установленные сроки.
Приглашение может быть отправлено определенному человеку или нескольким людям. Вступительная фраза может быть написана таким образом:
Самые распространенные оплошности, которые часто встречаются в деловых письмах, включают в себя:
Дорогая Татьяна Петровна!
Искренне поздравляю Вас с успешным избранием в качестве председателя профсоюзной организации, действующей в Свердловском районе.
Я надеюсь, что ваше мастерство и экспертиза будут способствовать дальнейшему развитию вашей профсоюзной организации.
Надеюсь на продолжение нашего плодотворного взаимодействия.
О.Г. Софронова занимает должность председателя.
Дорогая Елена Михайловна!
Мы хотели бы сообщить вам, что в целях выполнения постановления Президиума регионального профсоюзного комитета от 05.03.2020 года «О повышении мотивации к участию в профсоюзе» профсоюзным комитетом были разработаны и внедрены специальные меры для усиления мотивации к членству в профсоюзе.
Организация профсоюзов изготавливает специальную книгу, которая предназначена исключительно для членов этой организации и содержит информацию о председателе первичной профсоюзной организации.
Письма от представителей профсоюзного комитета отправляются по электронной почте в различные институты и факультеты.
3. Работа профсоюзной организации распространяется через печатное издание под названием «Актуальное направление».
Приносим свои извинения за задержку с передачей информации.
Возглавляющая организацию Н.А. Налимова
В письме, составленном от третьего лица единственного числа, описывается следующая ситуация…
Возглавляющие профессиональные комитеты факультетов.
Сообщается, что на основании решения конференции работников, принятого 15.12.2020 года, о выполнении коллективного договора за текущий год, председатель первичной профсоюзной организации составил и опубликовал доклад в форме брошюры.
Содержание данного доклада просим передать для ознакомления членам профсоюзной организации по просьбе Профсоюзного комитета.
взяла на себя ответственность за руководство организацией.
Если предоставленная информация явилась полезной, мы просим вас поделиться вашими комментариями и разместить ссылку на данный материал в ваших социальных сетях. Благодарим вас!
Как правильно написать письмо-запрос
Как правильно написать письмо-запрос
При работе с партнерами, исполнителями (или самими клиентами) часто приходится общаться по деловой почте. В начальном этапе взаимодействия, когда контракты еще не подписаны, наиболее распространенным видом делового письма является письма-запросы.
Запросное письмо – это официальная записка, где одно лицо, будь то физическое или юридическое, обращается к другому. В большинстве случаев, в рабочей практике такие письма являются первоначальным шагом перед всем последующими действиями.
Как правильно составить письмо-запрос
Главная цель данного письма состоит в том, чтобы получить необходимую информацию, которая либо не была получена ранее, либо не была предоставлена полностью.
Чаще всего люди отправляют письма с просьбой по следующим причинам:
План написания письма-запроса
Вследствие… Из-за несоответствия проводимых действий… С целью разрешения спорных вопросов… В результате просрочки поставки…
Тема письма: описать детально и точно суть вопроса, который задается. Приемы:
Пожалуйста, уведомите нас об… Необходимо погасить задолженность… Хочу получить сведения о… Будем очень благодарны, если…
В заключение рекомендуется указать источники, из которых была получена информация о компании и товаре, в случае первого обращения.
Дополнение: пожалуйста, предоставьте нам краткую информацию о вашей организации, выражая при этом надежду на продолжение нашего сотрудничества.
Если вам необходимо получить ответ в заданный срок, пожалуйста, укажите его.
Просим выразить свою реакцию в кратчайшие сроки… Очень настойчиво просим предоставить ответ в пределах двух дней…
Запросы по обычному почтовому письму и электронной почте обычно оформляются на идентичном фирменном бланке.
Ответ на запрашиваемую информацию обязателен и должен быть составлен в соответствии с существующими вопросами в установленные сроки. В некоторых случаях ответы могут регулироваться действующими нормативными актами.
В общем, хорошо составленное письмо-запрос может быть эффективным способом взаимодействия с нечестными или медлительными клиентами или исполнителями. Иногда такие письма могут способствовать долгосрочному и плодотворному сотрудничеству, являясь предпосылкой для составления коммерческого предложения.