У нас возникла некоторая проблема в компании L. Пришло письмо из главного офиса, в котором было указано, что нам необходимо «закрыть объект». И что самое важное, дата закрытия должна соответствовать дате официального получения этого письма в нашей организации. Всё казалось бы в порядке, но возникла одна заминка.

Давно не публиковал кейсы. Сейчас представляется возможность поделиться классической историей о распределении обязанностей и организации работы.

У нашей компании L возникла следующая ситуация: поступило письмо из центрального офиса, в котором требовалось «закрыть объект». Однако дата закрытия должна соответствовать дате официального получения письма в нашей организации. Здесь дело было усложнено тем, что письмо было отправлено по электронной почте на один из наших корпоративных ящиков в выходной день. Дежурный диспетчер организации, прочитав письмо, не обратил на него должного внимания и только через несколько дней передал приложенный к письму документ исполнителю.

Исполнителю необходимо завершить работу на объекте, однако у него отсутствует официальный регистрационный номер и дата получения документов. Благодаря поиску в электронной почте диспетчера удалось найти дату, и началась процедура регистрации с отставанием, так как каждый день просрочки закрытия объекта обходится в значительные деньги в виде оплаты за простой подрядчика.

Как быть, чтобы в будущем избежать сложностей с регистрацией электронных писем? Как наилучшим образом организовать процесс регистрации электронной почты в компании? Учитывая, что каждый сотрудник получает электронные документы, а не все из них могут принять важность полученных сообщений.

Комментарии 10

Как наиболее эффективно организовать процесс регистрации электронной почты в организации, учитывая, что каждый сотрудник получает ее и не всегда может осознать важность полученных документов?

Если работник, обрабатывающий почту, не обладает достаточным уровнем квалификации, то возникает проблема, не зависящая от выбранного способа доставки (обычная почта, электронная, с курьером, фельдсвязь, факс и т.д.). Существует несколько вариантов решения данной ситуации, в том числе:

1) В случае отсутствия опытных работников и секретарей в ДОУ, эффективным методом является передача всей почты начальнику за исключением явного спама, чтобы он самостоятельно ее обрабатывал и принимал решения.

2) Еще более эффективный и широко применяемый подход: все же найти или подготовить высококвалифицированного эксперта для анализа электронной почты.

«Западный» подход предлагает предоставить возможность специалистам и/или подразделениям организации самостоятельно вести переписку (и не только по электронной почте!) в рамках своих полномочий, при этом обязывая их включить регистрацию переписки в их должностные обязанности. Существует несколько способов регистрации: это может быть самостоятельная регистрация (особенно если есть система электронного документооборота), либо централизованная регистрация через отдел документационного обеспечения. В случае самостоятельной регистрации, сотрудники должны пройти хотя бы минимальное обучение, чтобы соблюдались установленные организацией принципы регистрации и классификации документов.

В использовании электронной почты имеется особенность, заключающаяся в необходимости обязать сотрудников придерживаться основных принципов этикета при общении по данному каналу.

2) В случае получения письма, необходимо в обязательном порядке отправить подтверждение (особенно если запрос на подтверждение не был инициирован или автоматическое подтверждение не было отправлено) с использованием всех доступных способов связи, при необходимости.

Если не получено подтверждение о доставке важного письма (например, по электронной почте или другим способом, например, по телефону), задание по его отправке считается невыполненным.

Сохранение подтверждений доставки важных писем на определенный период времени является целесообразным действием.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Каждому из нас часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда мы помним о приходе какого-то письма, приказа, информационного сообщения или другого документа, однако не можем его найти. Иногда бывает необходимо сослаться на ранее отправленный документ в новом запросе, но это невозможно, поскольку нам неизвестна точная дата отправления или другие признаки, позволяющие его идентифицировать. Такие ситуации часто возникают, если в организации отсутствует система регистрации и учета входящих и исходящих документов. Хотелось бы рассказать вам о том, как правильно организовать такую систему.

В компанию поступает большое количество разнообразных входящих документов: письма, посылки, пакеты, журналы, рекламные листовки и другие. Однако, не все они нуждаются в регистрации. Регистрируются только те документы, которые требуют учета и требуют выполнения каких-либо действий. Следовательно, нет смысла регистрировать документы, которые отправлены только для ознакомления и не требуют ответа или выполнения каких-либо действий.

В организации обычно составляется список документов, которые не требуют регистрации. Этот список может быть отдельным документом (в таком случае он должен быть утвержден руководителем компании) или приложением к инструкции по делопроизводству. В него обычно включают следующие документы на практике:

— рекламные брошюры, буклеты, информационные листы

— документы с информацией, отправленные в форме копий для ознакомления;

— приветственные послания и телеграфные сообщения;

Сотрудник, обладающий глубоким знанием организационной структуры компании, имеет обязанность принимать всю поступающую корреспонденцию, включая конверты, пакеты, а также документы, не находящиеся в конвертах. Этот фактор иногда оказывает влияние на оперативность решения тех или иных вопросов.

Внутри компании происходит инициальная обработка документов, поступающих на бумажном носителе. Затем они подвергаются предварительному изучению, регистрации и рассмотрению высшим руководством, после чего направляются исполнителям.

Конверты с документами, за исключением тех, на которых указано «Лично», вскрываются, и каждый документ, поступающий в организацию, отмечается как полученный. Процесс отметки соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст вступило в силу.

Обратите внимание! Вступительные бумаги регистрируются только один раз — в тот же день, когда они доставлены.

Отметка, указывающая на правый нижний угол лицевой стороны документа, делается. Если документ состоит из нескольких страниц, отметка делается только на первой странице. Если конверт не открывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметка также ставится на конверте в правом нижнем углу.

В организации обязательно должна быть указана информация о принятии документа

— следующий номер в последовательности;

В определенных ситуациях, когда документ неотложный или имеет высокую значимость, регистрируются точное время его прибытия в организацию.

Отметка может быть сделана вручную.

Или с использованием эластичного штампа:

В предстоящем 2020 году произойдут значительные изменения в нашей области.

Как можно получить порядковый номер? Решение данного вопроса заключается в ведении регистрационного журнала для учета входящих документов в любой организации. Не существует унифицированной формы такого журнала, поэтому каждая компания разрабатывает его индивидуально. Однако, мы предлагаем следующий вариант формы.

этот текст, его уникальность исходит из авторства, но исходный источник не указан.

Компания «Бизнес Портал» сидит в Москве.

Предлагаем сдать в аренду свободные складские помещения.

Необходимо не забывать, что это всего лишь приблизительный вариант — можно вводить, изменять или удалять определенные разделы, например, включить раздел «Пометка об исполнении» для надлежащего контроля выполнения документов. Информацию об исполнителе можно получить из указания руководителя на полученном документе.

Когда документ вносится в журнал и получает регистрационную отметку, он отправляется на исполнение соответствующим исполнителям, согласно его назначению.

Для удобства работы с документами, при регистрации входящих регистрационных материалов применяется система валовой нумерации, охватывающая период с начала года — 1 января, до его окончания — 31 декабря. В случае необходимости, для эффективного ведения и обработки документов, номер регистрации может быть дополнен буквами или цифрами.

Будем кратко излагать о порядке обработки входящих документов. Их упорядочивают с учетом того, нуждаются ли в организации директором или можно непосредственно направить в соответствующие подразделения. В случае, если на входящем документе указано подразделение или конкретный должностной лицо, документ передается прямо им.

Замечание: Документ, отправленный из одного подразделения компании в другое, не нуждается в повторной регистрации.

Как правильно оформлять документы, которые были доставлены почтой, все понятно. Но как поступать с телеграммами или телефонограммами?

Поступающие телеграммы принимаются с указанием даты и времени приема, о чем оставляется подпись, после чего они регистрируются в соответствии с теми же правилами, что и письма. Затем они передаются на рассмотрение и выполнение руководству компании. Однако с телефонограммами все немного сложнее. Текст входящей телефонограммы получатель записывает или печатает на специальном бланке или в журнале, и после этого немедленно передает ее руководителю или должностному лицу, которые являются адресатами сообщения.

В наше время все чаще и чаще электронные письма становятся основным средством коммуникации. Как лучше организовать их прием и учет?

Возможно, стоит зарегистрировать электронные документы, которые были получены непосредственно с помощью системы электронного документооборота. Для этой цели можно создать отдельную карточку для контроля и регистрации каждого полученного письма. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить информацию, указанную в письме, наличие вложений и приложений, указанных автором.

Для входящих электронных документов требуется предоставлять оригиналы вместе со сопроводительной запиской, прикрепленной к файлу.

В случае необходимости возможно осуществлять печать бумажных копий документов, полученных по электронной почте.

Необходимо заносить в базу данных организации все создаваемые документы в течение дня их подписания или утверждения. При вводе документа в систему требуется присвоить ему уникальный номер и указать точную дату его создания.

— утверждения (для бумаг, требующих утверждения);

— собрания или принятия решений (для официальных записей);

— эпизоды (для произведений).

В документе указывается дата, используя арабские цифры в порядке «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц записываются двумя группами арабских цифр, разделенными точкой, а год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дата 5 декабря 2011 года будет записана в формате: 05.12.2011. Однако также можно использовать комбинированный формат, где дата записывается словами и цифрами, например: 5 декабря 2011 года.

Для регистрации документа на первой странице необходимо указать уникальный регистрационный номер. Этот номер состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими данными. Возьмем в качестве примера следующую ситуацию.

Номер 03 представляет структурное подразделение в соответствии с штатным расписанием, в то время как номер 05 относится к делу по номенклатуре дел. Наконец, номер 61 указывает на порядковый номер.

Если сокращенные наименования применяются для отделов, то номер регистрационного документа, отправленного из этого отдела, может быть представлен в следующем виде:

Исходя из документа под номером К-05/61 можно сделать следующие выводы, или же можно рассмотреть исходный документ под номером 61к.

Отдел кадров обозначается буквой «К», номер дела по номенклатуре составляет 05, а порядковый номер равен 61.

Учтем, что в пределах годового календаря происходит отдельная фиксация каждой категории документов. Что же представляют собой эти категории? Документы одного типа, которые имеют одно место регистрации, группируются в специальную регистрационную категорию. Например, приказы и распоряжения являются разными типами документов, поэтому их регистрируют в одном месте, но в разных журналах.

Зарегистрировать приказы, касающиеся персонала, и приказы, связанные с основной деятельностью компании, следует по-отдельности. Обычно, служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, регистрируются в тех же подразделениях, которые их создали.

Таким образом, для каждого вида документов, таких как приказы, акты, протоколы и т. д., проводится отдельная индексация. Для таких документов просто указывается порядковый номер в течение года, например, приказ № 4, акт № 12, протокол № 3. Если необходимо отправить такие документы «во внешний мир», к ним составляется сопроводительное письмо, которое затем регистрируется и отправляется.

Каждый документ, который составляют две или более организации, имеет свой уникальный регистрационный номер, который формируется путем объединения регистрационных номеров, присвоенных каждой из этих организаций. В номере указывается порядок авторов, разделенных косой чертой.

Информацию о регистрации документов, отправленных из организации, также фиксируют в специальном журнале, предназначенном для исходящей корреспонденции. Для наглядности приведем примерный образец такого журнала.

не указаны на сайте.

Рекомендации по организации электронной почты Outlook 2021 – Советы по эффективному управлению электронной почтой на работе

Рекомендации по организации электронной почты Outlook 2021 – Советы по эффективному управлению электронной почтой на работе

В наше современное время, Microsoft Outlook стал обязательным приложением для делового мира. Оно предоставляет возможность отправлять и получать электронные письма, управлять контактами, записями в календаре и множеством других функций. Огромное количество людей использует Microsoft Outlook для управления своей электронной почтой, контактами, календарем и так далее как на работе, так и дома.

У Microsoft Outlook есть множество ранних возможностей, однако у него также есть серьезные недостатки. Пользователям Outlook часто приходится сталкиваться с различными ошибками. Следовательно, необходимо научиться более эффективно управлять этим приложением. В данном блоге мы поделимся несколькими советами о наилучших способах организации электронной почты Outlook в 2021, 2020, 2019, 2018, 2017, 2016 годах.

Советы по эффективному управлению электронной почтой Outlook на работе – Лучшие практики 2021 г.

Если вы стремитесь вручную управлять своим аккаунтом электронной почты в Outlook, то стоит взглянуть на эти рекомендации по эффективному организации входящей и исходящей корреспонденции в Outlook, которые изложены ниже:

Совет №1: избавьтесь от многократного набора текста с помощью быстрых частей

Если вам необходимо регулярно отправлять один и тот же отрывок текста, вы можете сохранить его в виде Quick Parts. Это упростит вашу задачу и позволит вставлять отрывок в электронные письма всего одним щелчком мыши. Чтобы сохранить отрывок в качестве быстрой части, необходимо выделить текст в окне композитора. Затем перейдите на вкладку «Вставка», откройте раскрывающийся список «Быстрые части» и выберите опцию «Сохранить выделенное в галерее быстрых частей». После завершения этого процесса ваш отрывок текста будет сохранен в разделе быстрых частей. Он появится как предложение при вводе соответствующей фразы в будущем. Кроме того, вы также сможете выбрать отрывок из раскрывающегося меню «Быстрые части».

Совет № 2: составьте письмо, которое будет доставлено впоследствии.

В Microsoft Outlook есть функция, которая позволяет установить время доставки электронных писем по вашему желанию. Если у вас есть новости или информация, которыми вы не хотите делиться немедленно, вы можете написать письмо, затем перейти на вкладку «Параметры» и выбрать опцию «Отложенная доставка». Таким образом, вы сможете указать дату и время, когда хотите отправить сообщение. После ввода нужных данных просто нажмите кнопку «Отправить», и письмо будет храниться до указанного времени для отправки.

Советы № 3: разрабатывайте образцы для популярных писем

Возникает ситуация, когда необходимо повторно и повторно отправлять одно и то же сообщение. Это может вызывать сильное раздражение. Но Outlook предлагает возможность создавать шаблоны для часто используемых сообщений. С помощью этой функции можно выбрать часто используемое сообщение из черновика в качестве формы шаблона, вместо того чтобы снова вводить адрес электронной почты. Кроме того, эти шаблоны могут быть настроены в соответствии с требованиями электронной почты. Это значительно экономит время пользователям.

Советы #4: Отсеивайте электронные письма, чтобы находить актуальные и соответствующие сообщения.

В случае необходимости найти определенное сообщение среди обширного количества электронных писем, в Outlook имеется функция фильтрации. В Outlook доступны различные виды фильтров, которые можно выбрать из меню, включая фильтрацию по вложениям, даты в определенном временном периоде и другие.

Советы для использования Outlook № 5: Как бороться с нежелательной почтой или правильно обрабатывать нежелательные письма.

В ходе использования приложения Outlook, вы ежедневно получаете большое количество электронных писем, многие из которых вам не интересны. Среди них могут быть рекламные сообщения, ответы на групповые письма и прочее. Обычно вы даже не открываете эти письма. В таких случаях вы можете избавиться от нежелательных сообщений в Outlook, удалив их или переместив в другую папку.

Рекомендация № 6: моментально формируйте свежие электронные сообщения и назначения

В Outlook имеется возможность мгновенного создания новых электронных писем, встреч, контактов и других элементов. Для этого достаточно воспользоваться раскрывающимся списком «Новые элементы», расположенным на вкладке «Главная». Однако, если вы не желаете тратить время на поиск нужной информации в интерфейсе Outlook, то просто кликните правой кнопкой мыши по значку Outlook на панели задач Windows. В результате откроется список переходов, в котором вы сможете быстро выбрать нужный раздел и создать новый элемент.

Рекомендация 7: организация электронной почты с использованием установленных правил и условного форматирования.

У вас имеется полное разрешение на организацию электронных писем Outlook с помощью применения правил и условного форматирования. Для этого необходимо перейти в главное меню, а затем выбрать раздел «Переместить» и перейти в «Правила». В этом разделе вы получите возможность создавать правила для автоматической обработки и контроля писем.

Рекомендация 8: замените массовую отправку сообщений на возможность голосования.

Механизм голосования представляет собой эффективный метод извлечения данных из электронных писем. Это особенно актуально, учитывая, что ежедневно мы отправляем или получаем значительное количество сообщений на электронную почту. Большая часть этих сообщений является нежелательной почтой, и нет необходимости отвечать на них.

Для того чтобы отказаться от отправки электронного письма в качестве ответа, достаточно просто дать краткий ответ «Да» или «Нет». В таких ситуациях очень удобна функция голосования в Outlook.

SysTools предлагает программное обеспечение для улучшения управления электронной почтой в Outlook. С его помощью вы сможете эффективно организовать свою почту и повысить производительность.

Ниже приведены рекомендации, которые являются оптимальными методами управления электронной почтой в программе Outlook. Однако, некоторые пользователи сталкиваются с трудностями в организации своей почты в Outlook. В такой ситуации, для решения проблемы, они могут обратиться к SysTools Outlook Email Organization Toolkit. Это всеобъемлющее решение для эффективного управления почтовым ящиком в Outlook.

В данной программе присутствует функция, которая позволяет осуществлять поиск всех электронных писем в Outlook и получать информацию о их атрибутах. Более того, программный инструмент способен восстановить поврежденный файл PST и управлять им. Однако, если пользователю необходимо экспортировать файл Outlook PST в другой формат, программа предоставляет возможность выбора из более чем 10 форматов для преобразования PST файлов. Также имеется возможность объединения PST файлов, сжатия PST файлов и разделения данных Outlook файлов в соответствии с требованиями пользователя.

Данный программный инструмент не имеет ограничений по размеру файлов. Однако с помощью комплекта инструментов Microsoft Outlook можно массово импортировать и сохранять файлы Outlook, что значительно экономит время пользователя. Также возможно исключить повторяющиеся электронные письма из почтового ящика Outlook при экспорте. Кроме того, этот набор инструментов позволяет успешно решать практически все типы проблем в Outlook.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели 8 эффективных методов организации электронной почты в Outlook с 2016 по 2021 годы. После всего вышесказанного мы пришли к выводу, что лучшим выбором для управления электронной почтой Outlook является программное обеспечение SysTools Outlook Email Organization. Этот набор инструментов обладает простотой и удобством в использовании для эффективного управления электронной почтой. Кроме того, данный продукт широко рекомендован специалистами по восстановлению данных.

Автором данного текста является Chirag Arora.

Чираг Арора — опытный профессионал, который работает в различных сферах цифровой индустрии. В качестве менеджера по цифровому маркетингу он организует успешные онлайн-кампании, оптимизируя видимость и вовлеченность бренда. Кроме того, Чираг придает особое внимание деталям в своей роли корректора контента, гарантируя, что каждый материал сияет точностью и ясностью.

Регистрация писем в организации

Регистрация писем в организации

Весь входящий и исходящий корреспонденцию секретарь оформляет с присвоением уникального идентификатора и заносит информацию в базу данных. Как правильно оформлять письма и проводить их регистрацию, мы подробно расскажем в этой статье.

Занесение информации о письме в учетную систему или базу данных, которые подтверждают факт его создания и передвижения внутри или из организации, является процессом регистрации. База данных организации содержит информацию о всех письмах и документах, включая данные о получателях и исполнителях, и используется для контроля и выполнения соответствующих действий. Особое внимание уделяется регистрации писем, которые требуют ответа или должны быть исполнены.

Список писем, которые регистрирует секретарь

Делопроизводитель составляет и периодически обновляет (синхронизирует) список входящих и исходящих документов, включая письма, которые должны быть зарегистрированы. Перечень утверждается руководителем. В большинстве случаев все письма подлежат регистрации, за исключением:

рекламных,

для вашей информации,

поздравительные,

пригласительные,

издания в печати и публикации в журналах

личные

Способы регистрации входящих и исходящих писем в организации

Существуют три разновидности регистрации электронных сообщений:

реестровую (путем ведения реестра), журнально-реестровую (с применением как журнала, так и реестра)

бумажную (при помощи досье из бумажных карточек),

В настоящее время третья альтернатива является наиболее популярной и удобной.

Таким образом, при регистрации писем применяется централизованный подход, что значит, что они регистрируются в специальном помещении, таком как канцелярия или ресепшн. Обычно эту роль выполняет секретарь или другой сотрудник, назначенный для работы с делопроизводством.

Способ доставки письма не важен при его регистрации.

когда оно принимается у организации или передается курьеру (для доставки почтой) из данной организации

относится к уникальному идентификатору, который вы присваиваете письму при регистрации.

являясь автором данного электронного сообщения,

когда было составлено данное письмо,

код отправителя (для писем, поступающих),

вступившая в силу, вызвала колебания в обществе.

уровень производительности, требования к времени выполнения (при наличии)

исполнитель,

траектория выполнения, процесс выполнения, способ выполнения

Адресат, которому направится корреспонденция после осуществления действий.

Из содержания регистрационной карточки видно, что нельзя заполнить все поля сразу. Они заполняются постепенно в процессе выполнения письма. Автоматизированная регистрация позволяет делопроизводителю добавить другие поля, если это нужно.

категория документа, вид документа

где можно найти автора текста, не является важной информацией.

количество страницок

Требования к регистрации писем в организации

Секретарь обязан зарегистрировать поступившую корреспонденцию в тот же день, что и ее получение. Недопустимо заполнять регистрационную карточку с неподтвержденной информацией, только фактическими данными. Например, если письмо получено 1 января 2017 года, то в карточке должна быть указана именно эта дата.

Уникальный регистрационный индекс каждого письма гарантирует его уникальность и отсутствие повторов в течение года. Простейший способ достичь этого — кодирование текущей даты в индексе. Например, письму, полученному 1 января 2017 года, может быть присвоен следующий индекс: «01-01-2017/003/вх».

Проблемы, возникающие при неправильной регистрации входящих электронных писем.

Если при осуществлении получения или передачи деловых писем в организации не соблюдаются правила, касающиеся их регистрации, могут возникать следующие неприятности:

Ситуация, когда значимые сведения утеряны со стороны партнеров, клиентов, сотрудников и государственных органов.

Отсутствие убедительной поддержки в отношении информации, поступающей или исходящей.

Различные вопросы, возникшие у контролирующих органов в связи с невыполнением запросов и предостережений, переданных в форме официального письма.

Работники выражают свои претензии, включая судебные, по поводу неудовлетворительной ситуации с выдачей трудовой книжки, разъяснениями причин отсутствия ее наличия и другими подобными вопросами.

Из-за невозможности проведения внутреннего расследования по соблюдению служебных обязанностей и по различным иным причинам.

Если возникнет судебное разбирательство с надзорными органами или работниками, организация столкнется с неприятными последствиями из-за не зарегистрированных писем. В такой ситуации она не сможет подтвердить, что сроки были соблюдены или нарушены, что работодатель должным образом уведомил работника о изменениях или необходимости забрать трудовую книжку, поскольку не будет иметь документальных подтверждений своих действий. Кроме того, если будет обнаружено расхождение между индексом, указанным в исходящем документе, и данными в базе организации, это может вызвать подозрения в фальсификации документов.

Коллекции примеров от Системы Кадры, которые будут полезны для любого предприятия.

У нас есть широкий выбор Положений, которые могут быть полезными во всех сферах жизни. Из обязательных можно выделить Положение о работе с персональными данными и Положение об оплате труда. Кроме того, предоставляем также необязательные, но весьма полезные Положения, включая Положение о дистанционной работе, Положение об архиве, Положение о коммерческой тайне и даже другие.

Здесь представлена обширная коллекция различных образцов журналов для учёта, которые необходимы в каждом предприятии. В этом ассортименте включены журналы, неотъемлемые для ведения, такие как журнал регистрации несчастных случаев, а также полезные журналы, ориентированные на конкретные задачи, например журнал учёта корреспонденции, выдачи доверенностей и копирования трудовых книжек.

Готовые образцы стандартных инструкций по обеспечению безопасности и охране труда предоставляются для профессионалов, занимающих различные должности и работающих в различных условиях. Все инструкции разработаны в соответствии с указаниями, изложенными в приказе № 772н, выданном Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации 29.10.2021 года.

Мы составили коллекцию 20 000+ готовых инструкций для различных профессиональных должностей, которые учитывают как профессиональные стандарты, так и исключительные особенности каждой должности.

Шаблоны и примеры заявлений для различных жизненных ситуаций. Здесь вы найдете образцы, которые пригодятся как сотрудникам, так и кадровикам. Это заявления, которые необходимы всем: заявление о приеме на работу, заявление об отпуске, заявление об увольнении. Также здесь представлены заявления, которые редко требуются, например, заявление о переводе на другую должность, заявление о материальной помощи, заявление о выдаче определенного заключения.

Внутри Системы Кадры вы обнаружите коллекцию примеров наиболее востребованных писем, которые содержат полезные рекомендации от профессионалов в области управления документами.

Как работает корпоративная рассылка для бизнеса

Как работает корпоративная рассылка для бизнеса?

Мы предлагаем рассмотреть весьма интересный аспект внутренних рассылок компании. Позвольте нам рассказать о множестве преимуществ данного инструмента и поделиться с вами полезной информацией о способах его эффективного использования.

Организация имеет возможность применять различные средства для внутрикорпоративного общения: письменные или электронные издания, внутреннюю сеть (совместное рабочее пространство), социальные платформы, электронную почту и другие. В данном материале мы рассмотрим, зачем компаниям нужна корпоративная рассылка и как ее налаживать.

Какие задачи решает корпоративная рассылка?

Стимулируйте коллег, рассказывая о богатой истории нашей компании, ее амбициозных планах и впечатляющих достижениях. Проявляйте признательность к тем, кто активно участвовал в реализации конкретных проектов, и делитесь положительными отзывами наших клиентов.

Интегрировать в команду новых работников и проводить им обучение. Представляйте пришедшего и предоставляйте ему все необходимые материалы (корпоративные ценности, расписание, важные контакты и т. д.), чтобы он быстрее адаптировался и не упустил ничего важного.

Избавьтесь от некоторых планерок и встреч. Экономьте время и ресурсы: если возможно, замените определенную планерку на рассылку – ваши коллеги будут вам признательны.

Получайте обратную связь от сотрудников путем проведения опросов и выяснения их мнения.

О чем пишут в корпоративной рассылке?

В зависимости от поводов для информирования можно выделить две основные категории: сообщения о деятельности компании и сообщения о персонале.

Информационные письма, посвященные фирме

Весь контент, который касается устройства организации, включает в себя актуальные события, сводки, демонстрации новых товаров/услуг, стратегические планы, поощрения и награды, отзывы от клиентов, статьи о фирме в СМИ, а также записки со стороны управляющего и так далее.

Дайджест

Будьте творческими в создании коллекций полезных ресурсов, например, отобранных статей из блога за определенное время или самых актуальных новостей в сфере бизнеса. Отличным примером может быть рассылка, которая подводит итоги месяца от имени руководства. Таким образом, вы подчеркнете принципы открытости и честности в работе компании.

Компания достигла значительных результатов в своей деятельности.

Чтобы руководители делились сотрудниками положительными новостями о проекте, чтобы все, кто принимал участие в нем, чувствовали гордость за свою проделанную работу и чтобы остальные сотрудники получили стимул работать еще более эффективно, возможно предложить различные варианты поощрения. Например, можно предложить награду или поощрение, такие как премия, упоминание проекта в СМИ, достижение высоких показателей продаж или других параметров успеха, которые являются актуальными для данной отрасли.

Отзывы покупателей

Регулярно отправляйте письма с обратной связью, чтобы вдохновить сотрудников на более эффективную деятельность. Отзывы клиентов помогают понять потребности нашей целевой аудитории и причины их недовольства, а также привлечь внимание команды к определенным аспектам. Когда делитесь негативными отзывами, рекомендуем не указывать имя конкретного сотрудника, чтобы тот, кто допустил ошибку, мог понять, о ком идет речь, в то время как для других отзыв будет стимулом избегать подобных промахов. Не ограничивайтесь только негативными комментариями — обязательно демонстрируйте и положительные реакции на наши продукты или услуги.

Уникальный вариант текста: «Информационные сообщения, касающиеся персонала»

В данной категории входят письма, которые предназначены для коллектива, такие как поздравления, приглашения на различные мероприятия, уведомления о повышении или переводе в другой отдел или на другую должность, выражение благодарности, сообщения о приеме на работу нового сотрудника, информационные памятки о распорядке дня и другие сопутствующие вопросы.

Приветствие приема в коллектив нового работника

Ознакомьте коллектив с новым сотрудником при помощи электронной рассылки. В сообщении предоставьте информацию о его полном имени, должности и внешности. Будет отлично, если в письме также укажете доступные способы связи. Такой подход упростит коммуникацию и поможет новичку быстрее адаптироваться в коллективе.

Информация, которую новый работник найдет полезной

У вас есть возможность отправить новым сотрудникам приветственную рассылку или набор писем, где вы подробно объясните, к кому обращаться, если у них возникнут вопросы. Также вы можете приложить ссылки на обучающие материалы или прикрепить файлы к письму. Такой подход обязательно поможет новичкам быстрее во всем разобраться.

Приглашаем Вас принять участие в нашем замечательном событии.

Для заинтересованности в корпоративных мероприятиях полезно использовать анонсы. Не забывайте напомнить о предстоящем событии накануне, а по окончании встречи обязательно делитесь результатами, фотографиями и впечатлениями — такие сообщения помогают укрепить команду.

Приветствую вас в этот замечательный день, который стал особенным и радостным для вас! Хочу поздравить вас с днем вашего рождения, счастья, здоровья и благополучия! Пусть ваш путь будет усыпан цветами удачи, исполняются все мечты и желания, а каждый день приносит новые впечатления и радостные моменты! Желаю вам обрести истинное счастье, любовь и гармонию, чтобы каждый год вашей жизни становился ярче и насыщенней! Пусть вас окружает забота и поддержка близких, а ваш день рождения будет началом новых возможностей и невероятных приключений! Пусть радость и улыбки сопровождают вас всегда! С днем рождения!

Изумительная рассылка, безусловно, принесет настоящую радость имениннику. Однако стоит постараться, чтобы пожелание звучало искренне и уникально. Необходимо создать текст, который будет отличаться для каждого сотрудника. Например, за несколько дней до праздника можно отправить коллегам напоминание о предстоящем событии, но при этом убедиться, что именинник не получит такое сообщение.

Как запустить свою корпоративную рассылку

Запуск корпоративной рассылки не представляет особых трудностей, в отличие от первоначального впечатления. Хотя это потребует определенного времени, однако проходить этот путь нужно лишь единожды.

Первый этап: Определите информационные поводы.

Рекомендуется не немедленно запускать всевозможные виды рассылок. Имеет смысл выбирать те форматы, которые наиболее соответствуют потребностям вашего предприятия. Поначалу можно сосредоточиться на ежемесячном обзоре событий и информационных письмах с учебными материалами для новичков.

Второй этап: Выберите ответственного сотрудника.

Определитесь, кто будет осуществлять взаимодействие посредством внутренней электронной почты: либо HR-специалист, либо другой член персонала. Количество ответственных лиц может быть как одним, так и несколькими в зависимости от поставленных задач.

Этап третий: Приготовьте концепции электронных писем.

Среди видов корпоративных рассылок можно выделить две основные категории — автоматические и регулярные.

Отправка писем, которые происходят автоматически, происходит с использованием триггерных и транзакционных рассылок. Например, новому коллеге отправляются информационное письмо и материалы для обучения. В редких случаях могут потребоваться обновления, но в общем, необходимо только один раз продумать время отправки, оформление и содержание письма.

Для каждой рассылки требуется регулярное обновление контента, такого как подборка новостей компании.

Наша команда настоятельно рекомендует воспользоваться услугами специализированного сервиса для проведения email-рассылок, и вот почему:

Возможно, вы сумеете классифицировать получателей по группам в соответствии с их отделами. Таким образом, письма будут доставлены только тем, кто интересуется их содержимым, в то время как сотрудники других департаментов не будут отвлекаться на рассылку, которая не является для них актуальной.

Вам предоставляется возможность автоматизировать процесс отправки сообщений: вам не придется вручную выбирать новичков, которым нужно отправить приветственную серию писем, или определить именинников, которым нужно отправить поздравления. Наш сервис возьмет все на себя: вам просто нужно подготовить соответствующие шаблоны.

Вам доступна возможность проводить анализ рассылки, включающий определение количества сотрудников, которые прочитали ваши письма, и определение наиболее популярных форматов.

Использование сервиса становится еще более удобным с увеличением количества сотрудников, что позволяет избежать ручной рассылки по электронной почте через почтовую программу.

Пятый этап: Попросите оценку

Для повышения эффективности корпоративной рассылки рекомендуется проявлять интерес к мнению сотрудников. Задавайте вопросы о том, что они хотели бы изменить, на какие письма они реагируют с большим интересом и т.д. Все это можно осуществить, используя ту же самую рассылку: проведите опрос, проанализируйте полученные результаты и внесите необходимые изменения в свои письма.

Правила эффективной рассылки

Для того чтобы ваша рассылка вызывала интерес (будь то письма для клиентов или коллег), следуйте этим простым рекомендациям.

Не наполняйте почтовые ящики сотрудников необоснованными письмами. Они уже переполнены и не способны выдержать еще большую нагрузку. Сосредоточьтесь только на деловой переписке, не захламляйте ящики бесполезной информацией.

Обобщениее основных событий в августе 2020 года

Гарантируйте понятность текста. Ваше письмо должно быть таким, чтобы его суть можно было уловить, даже пробежав глазами по странице. Используйте подзаголовки, создавайте отступы между абзацами и разбивайте длинные предложения на несколько коротких. Шаблоны, применяемые для этой цели, являются более предпочтительными и визуально привлекательными.

Дабы не наводить суеты и не беспокоить вас излишне, рекомендуется ограничить количество отправляемых писем. В случае отсутствия неотложности, имеет смысл объединить информацию в одну группу и подготовить единый дайджест, ценя время и удобство наших сотрудников.

Хотя рассылка не может полностью заменить личное общение, она может отлично дополнить его. Если вы хотите упростить свои рабочие процессы, то сервис DashaMail поможет вам в этом. У нас есть все необходимое для всех пользователей, независимо от их уровня подготовки: готовые шаблоны дизайна, возможность персонализации, а также детальная статистика. Попробуйте наш сервис, и мы уверены, что у вас получится!