Применение универсального передаточного документа в организационном процессе приводит к существенному сокращению документооборота и снижению затрат на обработку информации. Внедрение данного документа не является обязательным требованием законодательства, его использование предполагается больше в качестве рекомендации.
Каковы шаги для перехода на Универсальный перевод документов? Возможно ли осуществить это в середине отчетного периода? Необходимо ли уведомлять контрагентов о внесенных изменениях? Все ответы на эти и множество других вопросов содержатся в данной статье.
Что такое УПД?
Универсальный передаточный документ (УПД) является смесью первичного документа и счета-фактуры. В нем требуется указать определенные детали: наименование документа, дата составления, наименование организации, описание операции, единицы измерения, наименование должности ответственного лица, его ФИО и подпись (согласно статье 9 закона № 402-ФЗ). Можно использовать форму УПД, рекомендованную в письме ФНС РФ от 21.01.2013 № ММВ-20-3/96, либо разработать собственную. Электронная версия УПД была утверждена приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@.
Все организации и ИП, включая тех, кто не уплачивает НДС, могут использовать обновленную форму. Ее можно использовать как для отдельных подразделений или видов деятельности, так и для всего экономического субъекта. Порядок и сроки перехода определяются руководителем организации и отражаются в учетной политике. Пример заполнения УПД содержится в нашей статье.
Как перейти на УПД?
Данный процесс включает в себя ряд последовательных шагов:
В состав комплекта документов входят:
Какие правила следует соблюдать при переходе на УПД в середине год? В соответствии с Пунктом 12 ПБУ 1/2008 и частью 7 статьи 8 Федерального закона № 402-ФЗ, любые изменения в учетной политике должны быть утверждены приказом руководителя организации до 31 декабря текущего года. Изменение формы первичных документов не является новым методом ведения бухгалтерского учета и не влияет на достоверность финансовой отчетности. Однако, использование УПД с середины года возможно только при существенных изменениях условий деятельности компании, требующих введения нового учетного документа.
Если ранее компания осуществляла только ремонтные и отделочные работы, используя акт выполненных работ, а в середине года начала заниматься оптовой торговлей строительными материалами, ей следует разработать специальный документ для передачи товарно-материальных ценностей покупателям. В данном случае представители налоговой службы не должны иметь никаких вопросов или сомнений по этому вопросу.
Письмо о переходе на УПД
В настоящее время не существует юридического требования о том, чтобы организации уведомляли своих поставщиков и покупателей о переходе на использование универсального передаточного документа (УПД) вместо счетов-фактур. Однако, чтобы избежать возможных конфликтов, рекомендуется предварительно согласовать изменения в тексте договора. В противном случае, возможно потребуется внесение изменений в документацию по отгрузке, если клиентам не понравится новая форма первичной отчетности.
Для информирования контрагентов о переходе на УПД, представители организации обязаны направить им письмо, пример которого будет приведен в дальнейшем. Следует отметить, что письмо составляется на произвольном основании и не несет никаких обязательств. Возможно приложение формы универсального передаточного документа к письму.
Для получения более подробной информации на данный вопрос, вам стоит обратиться к КонсультантПлюс. Они предоставляют возможность бесплатного пробного доступа к своей системе на 2 дня.
Что такое УПД и когда его используют
Что такое УПД и когда его используют
Для соблюдения законодательства при взаимодействии с клиентами, компания обязана составлять заключительные документы. Например, при реализации товаров, материалов и продукции необходимо оформить накладную, а при предоставлении услуг — акт о выполненных работах. В случае работы с НДС, к этому перечню добавляется счет-фактура.
Чтобы облегчить пользование, все эти шаблоны могут быть скомпонованы в единый документ, который именуется УПД. В этой статье мы расскажем, в каких случаях стоит воспользоваться УПД и как правильно его подготовить, а также предоставим образец заполнения на 2023 год.
Что это такое
Универсальный передаточный документ, известный как УПД, способен замещать:
На практике УПД и товарная накладная/ акт выполняют одну и ту же функцию, однако счет-фактуру иногда требуется составлять отдельно. Далее мы рассмотрим подробности этого процесса.
Использование универсального бланка позволяет существенно сократить расход бумаги и свести к минимуму возможные ошибки в названиях операций, суммах и других реквизитах, так как все эти данные фиксируются на едином листе.
Для каких операций применяют
В Приложении № 2 к письму ФНС представлен обширный перечень операций, при использовании которых требуется УПД. Приведем лишь несколько примеров из него:
Компании с различными формами организации, а также индивидуальные предприниматели могут осуществить переход на унифицированный платежный документ (УПД). В данной статье будет рассмотрено, каким образом это возможно сделать.
Какие есть разновидности
Существуют два типа универсальных передаточных документов.
Компания имеет возможность свободно определить, какой тип универсального передаточного документа использовать в бухгалтерии. Единственным исключением является товар, который входит в систему прослеживаемости. Такими товарами являются импортные продукты, такие как профессиональное оборудование или специальные транспортные средства. Документы на такие товары создаются исключительно в электронной форме.
Что такое статус УПД и от чего он зависит
Состояние — это одно из необходимых полей. Оно определяется тем, будет ли документ выполнять функции счёта-фактуры или нет. Давайте подробнее рассмотрим, в чем отличие между статусами «1» и «2» в УПД.
Как перейти на УПД: лучшие советы и рекомендации
Как перейти на УПД: лучшие советы и рекомендации
Изучение принципов предпринимательства
Статья была опубликована 19 мая 2023 года.
Какой полезной функцией обладает УПД?
Когда продавец передает товар своему покупателю, ему необходимо оформить накладную вместе со счетом-фактурой. Однако, существует альтернативная возможность — выписать всего лишь один документ, а именно универсальный передаточный документ (УПД). В этой статье мы расскажем о том, как использование УПД упрощает процесс обработки документов и о том, что предпринимателям стоит знать об этом.
Что такое универсальный передаточный документ
УПД является одним из основных документов, используемых в учете. Он прилагается к товару при его передаче от продавца к покупателю.
Начиная с 2013 года (согласно рекомендации ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96), возможно применение документа Универсальный передаточный документ (УПД) вместо старого набора документов, таких как накладная или накладная с счёт-фактурой, для отгрузки и приёмки товара. Предприятия теперь имеют свободу выбора: использовать «старый» набор или перейти на УПД. Любой из этих вариантов является законным.
Один документ, называемый накладной, предназначен для регистрации и подтверждения материальных ценностей в рамках сделки. Второй документ, который называется счётом-фактурой, используется для учёта налога на добавленную стоимость. Унифицированный передаточный документ (УПД) объединяет эти два документа в одном, обеспечивая возможность:
Для каких сделок подходит УПД
Универсальный передаточный документ можно применять не только для товаров. Он также может использоваться для предоставления услуг, выполнения работ, передачи прав собственности на активы компании, а также для осуществления посреднических операций, например, передачи груза в рамках договора комиссии или агентского договора.
Данный инструмент является универсальным помощником в деловых вопросах. Он эффективно сокращает затраты времени на подготовку необходимых документов. Благодаря тому, что можно использовать один унифицированный платежный документ для различных взаимодействий с контрагентами, вести учёт финансовых операций и представлять отчётность в налоговую становится гораздо проще и удобнее.
Вы можете заменить товарную накладную и акт выполненных работ Универсальным передаточным документом (УПД), независимо от наличия или отсутствия счета-фактуры в паре с ними.
Налоговые декларации применяются как для товаров, так и для услуг, поскольку в одном и том же документе необходимо указать не только сами товары, но и затраты на их доставку и отгрузку. Таким образом, будет создан универсальный документ, который объединит товарную накладную и акт выполненных работ.
Учетно-платежные документы не предоставляются для выставления.
Упрощенная процедура документооборота предусматривает выдачу УПД только для тех услуг, которые были предоставлены к моменту составления данного документа.
УПД в налоговых режимах
Универсальный печатный документ (УПД) применим для всех вариантов налогообложения.
Для отражения товаров по общей системе налогообложения (ОСН) применяется документ «Накладная и счет-фактура», а для работ и услуг — «Акт и счет-фактура». Происходит учет налоговых расходов/доходов и НДС.
В случае применения специальных режимов, необходимо заменить накладную или акт, так как счёт-фактуру не подлежит выставлению. В результате учитываются налоговые расходы или доходы.
Упрощенная система налогообложения может быть использована любыми организациями, включая индивидуальных предпринимателей. Основное требование — выбрать соответствующий шаблон документа, который будет закреплен в учетной политике и согласован с контрагентами.
Электронный и бумажный УПД
Использование УПД в бумажном и электронном виде позволяет сократить объем документации на предприятиях.
Когда документ передается через систему электронного документооборота (ЭДО), его можно легко адаптировать под запросы определенного бизнеса или сделки. И самое лучшее в этом, что не требуется распечатывать универсальный передаточный документ (УПД).
Для передачи информации от поставщика к покупателю, используется специальный документ, который составляется поставщиком и отправляется в одном экземпляре. Поставщик заполняет свою часть документа и прикрепляет к нему усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Далее, документ передается покупателю. Покупатель, ihrer частью документа и ставит усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) со своей стороны.
Если предприятие осуществляет продажу товара, который может быть прослеживаем до стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС), то в соответствии с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс РФ Федеральным законом № 371, необходимо составлять универсальный передаточный документ (УПД) исключительно в электронном формате.
В других ситуациях предприниматели свободно выбирают, предпочитают ли они электронный или бумажный формат. Если выбран бумажный формат, то его необходимо распечатать в двух копиях. Для составления бумажного формата можно либо самостоятельно создать документ, либо воспользоваться стандартным образцом.
Рекомендуется включить оба варианта создания УПД в учетной политике. Таким образом, некоторым контрагентам можно будет отправлять документы в электронном виде, а другим — предоставлять распечатанные копии. Это позволит адаптироваться к потребностям различных партнеров.
Как заполнить УПД
Универсальный документ для передачи информации создан на основе формы счёта-фактуры и содержит 19 разделов, в которых необходимо указать определенные данные.
Методика заполнения универсального передаточного документа
Не требующие заполнения являются следующие разделы:
В стандартном формате УПД имеется раздел «Уникальный код государственного контракта». Этот раздел необходим для проведения сделок с государственными компаниями, связанными с оборонными заказами или проектами, которые финансируются непосредственно из федерального бюджета. В остальных случаях данный раздел игнорируется или удаляется.
Необходимо заполнить разделы 14 и 19 «Наименование организации» в случае, если покупатель или продавец не используют печать.
Для товаров, которые проходят импорт и требуют прослеживаемости, важно указать номер таможенной декларации и информацию о стране, из которой они происходят. Для этого используются соответствующие поля в таблице (10 и 10а). Цифровой код для страны происхождения можно найти в Общероссийском классификаторе стран мира.
Для определения единицы измерения используется код из Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97). Например, если товар измеряется в штуках, то соответствующий код в классификаторе — 796, для измерения в метрах — 006. Код 112 используется для измерения в литрах и т.д. Применение акциза возможно только для определенных товаров, таких как табак, бензин, дизельное топливо.
Статус УПД
В составе универсального передаточного документа имеется раздел «Состояние». Состояние определяется на основе выбранного набора документов для отгрузки, которые заменяют УПД.
Статус 1 позволяет использовать ОСН вместо накладной или акта и счета-фактуры в случае операций, которые подлежат налогообложению НДС.
Статус 2 предоставляет возможность заменить накладную или акт, применимые при проведении операций без НДС, на специальные режимы.
Необходимо обязательно регистрировать УПД со статусом 1. В книге продаж продавец должен занести информацию о сделке, а в книге покупок должен зарегистрироваться покупатель. Продавец также должен указать данные о налоге на добавленную стоимость, такие как ставка, сумма и стоимость товара с учетом НДС.
Если в УПД статус равен 2, то нет необходимости заполнять раздел «К платежно-расчетному документу» и таблицу с данными об НДС. Продавец на ОСН также может выбрать статус 2, если он осуществляет операцию, которая не подлежит налогообложению по налогу на добавленную стоимость.
Как организовать переход на УПД
Как организовать переход на УПД
Очень важно понимать, что для перехода на УПД компания должна выполнить некоторые организационные мероприятия. Обязательной процедурой ли является переход на универсальный передаточный документ? Может ли контрагент отказаться от приема УПД? Какие документы подвергаются изменениям при переходе на УПД? Из данной статьи вы сможете узнать порядок действий при изменении документооборота организации в связи с переходом на УПД.
Области применения УПД
Универсальный документ Передельно-Оборотных Правил (УПД) был введен в практику бухгалтера в 2013 году с целью сокращения объема документации, необходимой для оформления сделок. Название «универсальный» он получил благодаря своей способности заменять собой:
Из графика очевидно, что УПД – это совмещение исходного документа и счета-фактуры.
Давайте определим, где можно использовать УПД:
Применение УПД актуально для организаций, которые включены в общую систему налогообложения (ОСН). Тем не менее, специальным режимным организациям разрешается использовать УПД в своей деятельности. Для них УПД является несовместимым двумя документами, а только одним – первичным.
Использование электронных паспортов товара в рабочем процессе не обязательно. Организации имеют возможность самостоятельно определить, какие документы будут сопровождать сделку, соблюдая, конечно, законодательные ограничения.
Последующими строками мы подробно опишем, как осуществить переход на универсальный передаточный документ (УПД).
Когда компания решает внедрить Универсальный Передаточный Документ (УПД), она проводит работы по внедрению этого нового документа в двух различных сферах:
Как организовать переход на УПД внутри фирмы
Какие шаги предпринимаются внутри организации при добавлении нового типа бланка в систему документооборота?
Важно помнить, что в современной работе все менее применяют унифицированные формы документов. Хотя существуют некоторые исключения, они могут быть созданы компанией самостоятельно. Главное требование — наличие всех необходимых реквизитов. Универсальный передаточный документ (УПД) в данном случае не является исключением.
В Приложении № 4 к письму от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96 ФНС России приведены обязательные реквизиты для использования в Универсальном передаточном документе (УПД).
Информацию о необходимых элементах УПД вы можете найти в нашей публикации под названием «Определение УПД в сфере бухгалтерии».
Если учетная политика предприятия изменена или обновлена, то необходимо получить согласование для унифицированной формы документа. То есть, если организация решает перейти на унифицированный платежный документ (УПД), его формат должен быть утвержден в политике учета этой фирмы.
Для реализации второго этапа необходимо отправить информационное сообщение об осуществлении перехода на унифицированные платежные документы (УПД) всем ответственным сотрудникам и составить внутренние документы, регламентирующие порядок работы с УПД. Ответственными лицами в данном случае являются работники, ответственные за подготовку и хранение УПД, а также имеющие право на подписание первичных документов и счетов-фактур.
Возможности оформления уведомления о переходе на УПД не ограничиваются стандартным образцом. Такое уведомление может быть создано в свободной форме, например, в виде памятки, разработанных регламентов или приказов.
Давайте подведём итоги процесса внедрения УПД внутри компании на графике:
Оповещение контрагентов о переходе на УПД
Во многих договорах с партнерами указано, какие документы включаются в пакет, который завершает сделку. Если мы говорим о новых договорах, составленных после принятия решения о переходе на Универсальный передаточный документ (УПД), задача несложная. Просто нужно включить в новый договор применение УПД.
Если с партнером был заключен договор давно, есть два этапа, которые требуется выполнить:
Если мы говорим о электронных документах, то контрагент может отказаться от получения УПД от нас. У него может не быть возможности технически принимать УПД в электронной форме. В таком случае мы можем оставаться на старой системе документооборота с этим контрагентом.
Подводим итоги
Для перехода на работу с УПД, первым шагом является внедрение новой формы документа внутри организации. Для этого необходимо ввести новые правила и уведомить сотрудников об этом. Затем следующим шагом будет оповещение контрагентов о изменении типа закрывающих документов, а также составление дополнительных соглашений к договорам.
Пошаговый алгоритм действий на случай, если вы или контрагенты решили перейти на УПД
Пошаговый алгоритм действий на случай, если вы или контрагенты решили перейти на УПД
Одна из самых трудных задач — достичь соглашения с контрагентами по вопросам, связанным с универсальными документами, еще до подписания договоров. Это может быть упрощено, если разработать подробные инструкции для сотрудников о заполнении универсальных документов. Таким образом, снизится количество ошибок.
Шаг №1 Решите, по каким договорам ваша компания будет использовать УПД
Первоначально рекомендуется определиться, какие виды договоров компания будет предоставлять клиентам в форме универсального документа или же желает получить универсальный документ от контрагентов.
По мнению налоговых служащих, универсальный передаточный документ (УПД) может быть использован при заключении договоров на поставку товаров (купли-продажи), обмена, дарения, оказания услуг, подряда, комиссии, поручения, агентирования. Кроме того, его можно применять при сделках по уступке прав на требование, факторинге, хранении, доверительном управлении, выполнении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, транспортной экспедиции, заключении лицензионных договоров, отчуждении исключительных прав, а также в сфере коммерческой концессии. Это указано в Приложении 2 к письму Федеральной налоговой службы России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.
Вариант использования универсального документа ограничивается только поставкой товаров, в то время как для оказания услуг и заключения подряда следует продолжать использовать предыдущие бланки, которые были разработаны компанией самостоятельно или утверждены Госкомстатом России. Однако возможен и альтернативный вариант, заключающийся в использовании УПД для любых сделок.
Шаг №2 Утвердите форму УПД
Теперь необходимо предложить утверждение стандартного документа для всех коммерческих операций, где вы планируете использовать его. Например, для регистрации отгрузки товаров. Это можно сделать путем выдачи отдельного приказа от руководителя или внесением соответствующего положения в учетную политику.
В течение года изменения в учетной политике могут быть внесены только в ограниченном числе ситуаций. Это связано с тем, что выпуск формы УПД налоговиками не является обязательным (согласно пунктам 6 и 7 статьи 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ). Однако в данном случае компания изменяет только формы первичных документов, представленных в приложении к учетной политике. Эти изменения не влияют на достоверность финансовой отчетности и не требуют перерасчета ее показателей. Поэтому налоговые органы, скорее всего, не будут иметь претензий, особенно учитывая, что сами они настоятельно рекомендуют использовать новую форму.
Во внутренних правилах предлагается уточнить, что организация имеет возможность использовать и другие виды первичной документации, предусмотренные договором с клиентом. Например, такие как ТОРГ-12. Также могут быть применены универсальные документы, в которых стороны согласовали добавление дополнительных показателей (чиновники не возражают против этого). Таким образом, налоговым органам не будут возникать вопросы о причинах использования различных форматов первичной документации для одной и той же хозяйственной операции при взаимодействии с покупателями.
Вот еще трое вопросов, которые рекомендуется включить в учетную политику или указание руководителя.
В учетной политике или приказе следует внести важные изменения, касающиеся трех правил в отношении УПД.
Подробнее о способах присвоения номеров новым универсальным документам вы сможете узнать из материала, получившим название «Методы нумерации, регистрации и корректировки универсальных документов».
Как внести изменения в всеобъемлющую передаточную бумагу.
3. Чтобы упростить хранение документов компании и избежать путаницы в случае запроса налоговиков, рекомендуется разделить универсальные документы от счетов-фактур и первичных документов.
Шаг №3 Назначьте сотрудников, которые будут подписывать УПД
Те же сотрудники, которые заверяют счета-фактуры и первичные документы, также подписывают УПД. Вместе с тем, право на подписание счетов-фактур и первичных документов уже должно быть официально зафиксировано в документах компании, таких как доверенность или приказ руководителя.
Шаг №4 Согласуйте использование УПД с контрагентами
Для избежания необходимости переделывать документы на отгрузку, необходимо заранее согласовать переход на универсальный передаточный документ (УПД) с нашими постоянными клиентами. Возможно, некоторые из покупателей предпочтут продолжать получать две отдельные бумаги — счет-фактуру и товарную накладную или акт на услуги или работы, как это было ранее.
Если покупатели выражают согласие на применение универсального документа, то требуется заключить с ними дополнительные соглашения к заключенным договорам и вложить форму УПД. Однако в соглашении должны быть предусмотрены не только соглашение между сторонами о применении УПД и его форма, но и обсуждены ряд условий, связанных с составлением данного документа.
В самом начале договора с контрагентом, вероятно, прописано определенное требование к формату первичной документации. Поэтому следует внести изменения в соответствующую часть договора.
Дополнительно, необходимо согласовать условие, включая требование о приложении печати контрагента на универсальном передаточном документе, в дополнительном соглашении.
В третьих, необходимо предусмотреть порядок корректировки УПД. Естественно, поставщик будет выдвигать свои условия, которые закреплены в его политике учета. В противном случае возможна ситуация, когда разные клиенты будут требовать от поставщика различного исправления документов. Проблема заключается в том, что налоговые органы еще не разработали правила, по которым можно уточнять универсальный документ. Ошибки в показателях, относящихся к счету-фактуре, должны исправляться в соответствии с правилами, утвержденными Правительством РФ 26 декабря 2011 года № 1137. Однако, с недочетами в других реквизитах возможны варианты. Для избежания путаницы лучше сразу договориться с контрагентом о порядке исправления. Более подробную информацию вы можете найти в статье «Как правильно нумеровать, регистрировать и исправлять новый универсальный документ». Для составления дополнительных соглашений вы можете использовать готовые формулировки, представленные в статье «Какие условия стоит прописать в договорах, чтобы вам было удобнее работать с универсальным документом».
Шаг №5 Подготовьте памятку для работников
На начальном этапе сотрудники, вероятно, будут иметь множество вопросов по поводу УПД. В документах, безусловно, будут обнаружены недочеты. Поэтому для сотрудников, занимающихся счетами-фактурами и первичными документами, рекомендуется составить информационное пособие. Включение в него всех необходимых знаний и действий, связанных с работой с УПД, оставляется на усмотрение бухгалтерии.
Однако, предоставитель услуг имеет возможность указать в данной инструкции процесс заполнения, подписания универсальных передаточных документов и исправления возможных ошибок. Кроме того, можно представить списки клиентов, для которых необходимо оформлять универсальные документы, а также тех, кому требуются отдельные счета-фактуры и ТОРГ-12.
Ниже приведен отрывок из памятки, который позволяет покупателю уточнить правила проверки входящих УПД по реквизитам.
На веб-сайте glavbukh.ru в категории «Образцы документов» вы сможете обнаружить полные примеры инструкций для персонала в роли покупателя и поставщика.
Есть возможность для посредника выдать комитенту универсальный документ на определенную сумму комиссионного вознаграждения. Это является возможным в рамках закона. Компания имеет право использовать универсальный документ не только для выполнения контракта на поставку товаров. Этот документ может быть выдан в случае посреднических сделок и других видов договоров (согласно дополнению № 2 к письму от ФНС России, датированному 21 октября 2013 года, № ММВ-20-3/96@).