19 августа 2022 года настало время для написания Сопроводительного письма, которое прилагается к пакету документов, передаваемых третьим лицам. Этот документ не является таким уж простым, как может показаться. Нормативные акты не обязывают составлять сопроводительные письма к документам. Однако это важная бумага, которая помогает запомнить, кому, когда и по какой причине передавались документы, а также подтверждает исполнение обязанности по передаче документов и уведомлению заинтересованных сторон.

«Национальный стандарт Российской Федерации» согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016.

Документ ГОСТ 7.0.8-2013 называется «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ 7.0.8-2013 определяет термины и конкретные значения важных концепций, применяемых в сфере организации документооборота и архивного дела.

Нормативный документ ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает компоненты, способы оформления и применение информационных технологий для реквизитов документов; различные типы бланков и их состав реквизитов; схемы расположения реквизитов на документе; примеры бланков; принципы создания документов.

Правила оформления документа по ГОСТу

Существует возможность составить сопроводительное письмо как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Если в документе содержится две или более страницы, то требуется проставить номера страниц. Нумерация должна быть расположена посередине верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края каждого листа.

Лист документа может содержать информацию как на лицевой, так и на оборотной стороне. Начало текста размещается на лицевой стороне, а его завершение — на обратной стороне. Чтобы обеспечить равенство, ширина левого поля на лицевой стороне листа должна быть равна ширине правого поля на оборотной стороне.

Для создания текстового документа можно выбрать любой шрифт, который доступен бесплатно. Рекомендуемые размеры шрифта для нормального чтения таких документов составляют 12, 13 и 14 пунктов. Однако, для таблиц и других элементов типа таблицы, рекомендуется использовать размеры шрифта немного меньше.

Необходимо добавлять абзацный отступ или центрирование заголовков разделов и подразделов в тексте.

Обязательные реквизиты документов по ГОСту, в том числе для сопроводительного письма

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит списки с тридцатью обязательными элементами, однако не все они применимы при написании сопроводительного письма или любого другого письма в обычной компании, не государственной организации.

Необходимыми атрибутами бумаги считаются:

Название компании — создателя бумаги;

Авторство данного документа можно определить по коду организации.

дата выдачи документации;

место создания (изготовления) письменного материала;

номер регистрации документа;

адресат;

название типа письменного материала или унифицированного образца письменного материала (содержащего заголовок);

Особенности авторитаризма в политической системе: анализ и причины

использование шифрации для создания уникального идентификатора документа;

индекс;

текст;

визы;

подпись;

Должность автора, указанная в документе, является описанием его роли и ответственности.

печать;

В документе необходимо указать информацию о применяемых приложениях, об исполнителе (если он отличается от подписанта), а также о факте получения и направления данного документа.

Важно, чтобы дата в документе совпадала с датой его подписания или с датой события, о котором в нем упоминается.

Товарный знак наносят на документы, соблюдая требования устава компании. Важно отметить, что помимо товарного знака, на бланке должно быть указано коммерческое обозначение юридического лица.

Официальное наименование компании должно соответствовать закрепленному юридическому облику в соответствии с документами, утвержденными для этой цели. При существовании сокращенного варианта наименования, указанного в учредительных документах, его следует указать в скобках.

Все контактные данные, такие как почтовый адрес, номер контактного телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, коды организации ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, должны быть указаны на официальном бланке организации.

Бланки документов

Для чего составляется

Нет универсального образца для составления данного документа, поэтому его форма может быть произвольной. Основная цель составления – правильно информировать получателя о том, какие документы были отправлены, а главное – какую цель при этом преследовал отправитель.

Для создания бумажных документов согласно стандарту ГОСТ Р 7.0.8 распространяется использование бумаги определенного размера. Такими размерами являются форматы A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм). Кроме того, для производства бланков резолюций оказывается применение бумаги, которая соответствует размерам A5 (148 x 210 мм) и A6 (105 x 148).

У каждого листа документа, который составлен на специальной форме или без нее, должно быть определенное количество полей.

Левая сторона измеряет 20 мм.

Правая сторона имеет ширину 10 миллиметров.

20 миллиметров — это максимальное значение.

Размер, равный 20 мм, является наименьшим.

Как оформить сопроводительное письмо

Как оформить сопроводительное письмо?

Важно учесть, что форма и содержание письма-сопровождения зависят от того, какие документы отправляются, кому и с какой целью. Например, если мы отправляем документы в государственный орган, главной задачей будет иметь подтверждение о передаче. А если мы отправляем резюме, основной целью будет привлечь внимание потенциального работодателя к нашей кандидатуре. В данной статье мы предоставим полное руководство по написанию писем-сопровождения, учитывая конкретные ситуации.

В ходе предпринимательской деятельности возможны сложности с государственными инстанциями. Просто отправка необходимых документов в данные органы маловероятно поможет разрешить возникшие проблемы. Например, когда возникают споры с налоговой инспекцией, судебные процессы обычно начинаются с обмена различными документами.

Передача рассмотрения этого органа в нашемедленном самостоятельном разбирательстве, мы советуем вам обратиться к опытному специалисту. Профессиональный юрист, специализирующийся на вопросах налогового права, поможет вам сохранить не только ваше психическое спокойствие, но и деньги.

Общая информация о сопроводительном письме

Варианты настроек писем могут варьироваться в зависимости от типа сопровождения. Вместе с тем, они все же присутствуют и по сути выглядят следующим образом.

В правом верхнем углу шапки необходимо указать получателя и адресатов документов. Например: «Кому: генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В. Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д. 3″. Также следует указать дату. Если письмо отправляется от организации или индивидуального предпринимателя, необходимо указать исходящий номер.

Заголовок документа. В центре листа, на два сантиметра ниже заголовка, следует написать: «Письмо-сопровождение». В конце заголовка документа не ставится точка.

Направляем данное письмо с целью предоставления основного текста и достижения поставленной цели. Если документы и сопроводительная бумага были подготовлены в ответ на заявление или требование, это также указывается. Например: «В ответ на ваш запрос №39 от 25 августа 2019 года представляем вам…».

Данный раздел является ключевым и имеет огромное значение, ведь от него может зависеть даже ваше будущее. Особенно это актуально в случае отправки резюме. Поэтому в следующей части мы рассмотрим подробнее содержание сопроводительного текста.

Необходимо составить опись всех документов, указав их в точном порядке. Кроме того, при отправке сопроводительного письма нужно указать количество экземпляров каждого документа. Например:

Документ о покупке и продаже оборудования номер 6 от 29 августа 2019 года имеется в двух экземплярах.

документация на 5 сентября 2019 года включает 2 копии;

счет-фактура представлен в единственном экземпляре;

Имеется возможность получить два экземпляра товарной накладной.

Счёт для оплаты — 1 копия.

Итоговый параграф. Если вы желаете, чтобы документы, отправленные вами, вызвали отклик, то необходимо указать данную информацию здесь. К примеру, вы отправляете своему деловому партнеру два экземпляра контракта. Вам необходимо, чтобы один из подписанных документов вернулся вам. Поэтому, следует вписать следующее: «Пожалуйста, подпишите контракт и отправьте один из экземпляров по нашему адресу».

В данном разделе вы можете оформить упоминание о конфиденциальности данных. В своем приложении укажите, что эти данные не должны быть разглашены. Вы также можете напомнить получателю о том, что законом предусмотрены административные и уголовные санкции за распространение подобной информации.

В данной секции документа вам предоставляется возможность определить срок, по истечении которого ответ должен быть получен, а также предусмотреть возможные последствия в случае его неполучения. Например, можно указать: «Просим вас вернуть подписанный договор в течение 30 дней с момента его получения. В случае, если в указанный срок договор не будет получен нами, он будет считаться незаключенным».

Имя и координаты для связи. В заключении сопроводительного письма, пожалуйста, поставьте свою подпись и укажите свою фамилию и инициалы. Если документ оформляется от имени юридического лица, также необходимо указать должность подписавшего.

Возможно, знакомьтесь с новыми правилами оформления контактной информации. Теперь вам позволено указывать контактное лицо и его номер телефона примерно на два сантиметра ниже вашей подписи. Это удобно, так как ваш партнер сможет легко связаться с вами в случае возникновения вопросов. Например, вы можете написать: «Ответственное лицо: Елена Михайловна Сонина, тел. 8-950-00-00». Это позволит вашему контрагенту знать, с кем можно связаться для решения любых вопросов.

Если вы решили предоставить сопроводительное письмо на бумаге, то необходимо его распечатать или написать от руки в двух экземплярах. На одном из них получатель должен будет поставить отметку о приеме документов. В дальнейшем это будет являться доказательством передачи бумажных писем.

В данном разделе мы предоставим некоторые советы относительно составления приложительных писем, которые могут быть использованы при отправке резюме, коммерческого предложения и прочих документов. Благодаря следованию нашим рекомендациям, вы не будете оставаться в проигрыше.

Наконец-то представилась возможность претендовать на вакансию, которую вы так долго ждали. Однако, чтобы увеличить свои шансы на успех, необходимо не только предоставить качественное резюме, но и составить видное сопроводительное письмо, которое привлечет внимание работодателя.

Приветствуйте в начале общения, если известно, кто рассматривает вашу кандидатуру, называйте его полное имя. Например, так: «Здравствуйте, Алексей Иванович».

В своем приложении я хотел бы указать на вакансию, на которую я претендую, и объяснить, почему она привлекла мое внимание. Однако, хотелось бы отметить, что мои профессиональные достижения заслуживают особого внимания.

я полностью владею…, также под силу мне…;

У меня имеется … года профессионального опыта в области …

Я мастер своего ремесла и проработал в этой сфере уже… годы.

В конце приложенного письма покажите свою благодарность за ознакомление с вашим резюме и за проявленный интерес к вашей кандидатуре. Подпишитесь следующим образом: «С наилучшими пожеланиями, ваше полное имя» или «С уважением, ваше полное имя».

Рекомендуется в начале данного письма использовать персонализированное обращение, чтобы избежать впечатления о массовой рассылке. Например, можно начать с фразы «Уважаемый Петр Анатольевич». В случае, если вы не знаете имена конкретных сотрудников, можно обратиться к директору. Информацию о его ФИО можно найти в выписке из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению близится к концу, и автор ставит вежливую подпись. Например, можно использовать фразы: «С высоким уважением» или «С большим интересом ждем сотрудничества». Под эти фразы следует поставить подпись, указать ФИО и должность отправителя письма.

Прилагаемое письмо сопровождает представленные документы.

При написании сопроводительного письма важно указать причину, по которой документы отправляются. Особенно это важно, если они предназначены для органов государственной власти.

Исковое заявление было подано в Калининский суд города Челябинска. Судья, ознакомившись с материалами дела, принял решение о приостановке движения по делу. Причина такого решения заключается в том, что истец представил только частичный набор документов. Для исправления ситуации ему предоставлен срок в 30 дней. Следовательно, в сопроводительном письме необходимо указать: «Ссылаясь на решение Калининского суда города Челябинска по делу №3 от 25.09.2019, мы направляем вам документы…».

Вот один пример: чтобы отправить документы на экспертизу, необходимо включить в письмо ясное описание требуемого исследования, а также указать, в каком деле оно проводится, и предоставить другую дополнительную информацию для уточнения.

Кроме этого, возможно объединить сопроводительный документ с уведомлением контрагента о некоем юридическом факте. Например, между предпринимателем Макаровым А.С. и предпринимательницей Козловой С.Ю. существует договор поставки, заключенный 5 мая 2017 года. Тем не менее, Макаров решил прекратить его действие и заключить новый договор по своим условиям.

В связи с этим, он отправляет Козловой две копии нового договора. В сопроводительном письме он сообщает следующее: «Мы уведомляем вас о расторжении договора поставки, заключенного 05 мая 2017 года. Если вы желаете продолжить сотрудничество, просим вас подписать договор, приложенный к данному письму».

Доверьте решение этой задачи профессионалам. Наши юристы выполнят заказ по указанной вами цене. Вам не придется изучать законы, читать статьи и самостоятельно разбираться в этом вопросе.

Все ваши заботы будут решены профессиональными юристами.

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

В деловой корреспонденции часто применяется сопроводительное письмо. Рассмотрим основные критерии и представим пример, иллюстрирующий письмо сопровождения.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Соблюдение делового этикета предполагает необходимость составления сопроводительных писем (или их другое название — сопроводительных писем) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в других ситуациях. Это особенно полезно, когда необходимо подтвердить получение пакета адресатом, привлечь внимание к основным моментам, передать просьбу или инструкции по действию, а также установить сроки ответных действий. Вся необходимая информация может быть изложена в сопроводительном письме.

В большинстве случаев сопровождение оформляется таким образом:

для подписания документа;

при передаче неотъемлемых письменных материалов (например, возврат после официального заверения);

к акту уточнения данных;

к предложению для коммерческих целей;

отправить документацию в налоговую инспекцию;

в связи с требованиями отчетности, формирования и заполнения документов, а также запросами со стороны органов контроля;

к отчетности о выполнении задач;

к кадровому досье.

Их можно непременно оформить при передаче лично, а также отправить с помощью курьера, обычной почтой или через электронную почту.

Обычно отправку документов осуществляет ответственный сотрудник или секретарь организации. Чтобы подтвердить их достоверность, достаточно просто подписи, но также может быть использована печать. В настоящее время организациям не обязательно иметь круглую печать (согласно ФЗ-82 от 06.04.2015). Применение печати остается на усмотрение предприятия, за исключением случаев, когда это требуется получателем (например, финансовым учреждениям).

Особое внимание следует уделить еще одной важной функции сопроводительной документации — составлению списка документов, которые предоставляются адресату. Желательно подробно перечислить все документы, указав не только их полное название, но и количество листов, на которых они составлены, наличие приложений и их характер, а также количество копий каждого документа, которые направлены. В случае утраты какого-либо документа, сопроводительная бумага будет подтверждать, что вы передали его адресату. Поэтому важно составлять сопровождающую документацию в двух экземплярах и просить получателя поставить на вашей копии дату и время получения, а также согласиться с указанным списком.

Также нас интересует вопрос, связанный с составлением сопроводительного письма при направлении документов в Федеральную налоговую службу.

Структура сопроводительного письма

Коммуникация между организациями подчиняется ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденному 03.03.2003 года. Основные элементы и информация могут отличаться в деталях, в зависимости от вида взаимодействия, но общая структура выглядит так:

Указатель (местонахождение и почтовый адрес компании, имя и профессия сотрудника, которому направляются письма).

Номер и дата подачи заявки.

Содержание.

Список прилагаемых бумаг.

Достоверность подтверждается лицом.

Контакты.

Следуя правилам организации ведения документации, сопроводительные письма тщательно нумеруются, точно так же, как и остальная корреспонденция. В настоящее время правила организации документооборота относятся к внутренним процедурам предприятия и определяются местными актами. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД устанавливает требования Госстандарта к формулировке и регистрации принципов организации документооборота. При отправке сопроводительного письма в ответ на обращение получателя, можно указать его исходящий номер и дату принятия письма. Или начать текст с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

Если требуется общаться непосредственно с исполнителем, то необходимо указать его контактные данные. Эта информация обычно размещается в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указать фамилию, инициалы (полностью или сокращенно), номер телефона или адрес электронной почты.

Проясним, как правильно оформить сопроводительное письмо. Рекомендуется начать его фразами «Направляем вам…» или «Высылаем вам…», после чего указать краткое обобщенное наименование документов, к которым приложено письмо. В данной части текста не обязательно перечислять каждый элемент поименно, так как для этого есть отдельный раздел.

В дальнейшем тексте рекомендуется дать получателю точные указания о необходимых действиях и сроках их выполнения. В данном случае можно воспользоваться следующими выражениями:

прошу подтвердить факт получения;

Просьба ретранслировать и вернуть в предусмотренный срок.

Пожалуйста, прошу вас дать согласование и вернуть мне документ с комментариями, либо направить протокол о наших разногласиях.

Просьба использовать в соответствии с первоначальным предназначением.

Просьба гарантировать неприкосновенность конфиденциальных данных.

Просьба довести до моего сведения по установленным правилам.

Разрешается использование выделения важных участков текста с помощью жирного или курсивного шрифта, чтобы подчеркнуть акценты.

Перечень прилагаемой документации

Передача бумажных документов получателю требует составления описи, где каждый элемент пронумерован и представлен в виде списка. При составлении такого перечня необходимо учесть уникальность каждого элемента и полностью указать его реквизиты. В зависимости от цели сопроводительного письма, приложение может быть оформлено с указанием количества экземпляров и листов каждого документа или с общим подсчетом.

Текст письма без названия от 1 июня 2017 года в одном экземпляре на трех страницах.

Общее количество документов составляет два, а их общий объем — 13 листов.

Оформление сопроводительного письма

Согласно обязательным правилам обмена письмами, все отправляемые сообщения требуют оформления на специальном бланке компании, на котором должно быть указано название организации, ее данные, полный почтовый адрес (особенно важно, если ожидается ответ по обычной почте), а также прочие контактные сведения.

В письме нет строгих требований к его оформлению и содержанию, оно может быть составлено в свободной форме. Однако важно соблюдать правила деловой переписки и избегать двусмысленных выражений.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Как составить сопроводительное письмо к документам

Когда требуется передать документы в компанию или государственные органы, полезно приложить к ним сопроводительное письмо. Хотя это необязательная процедура, но все же желательная. В данной статье мы расскажем о том, как правильно составить такое письмо и поделимся некоторыми советами по работе с ним.

Хотя в официальных правилах не указано, что компания должна составлять сопроводительные письма, однако в бизнес-среде это уже стандартная практика, которую стоит придерживаться. Такой подход помогает решить несколько задач одновременно:

Прежде всего, важно отметить, что в письме адресату отправитель предоставляет основные объяснения своей позиции. Это крайне важно, поскольку деловая переписка основана на взаимопонимании и должна быть ясной обеим сторонам.

В сопроводительном письме указывается перечень и количество отправленных документов, что позволяет избежать ошибок в процессе оформления.

Благодаря составлению перечня бумаг можно избежать трудностей, связанных с их восстановлением в случае утраты. Кроме того, в нем указываются номера исходящих и входящих документов, что позволяет легко отслеживать и контролировать их передвижение.

Конечно, получатель, получивший не только документы, но и письмо-сопровождение, сможет более полно осознать содержание пожеланий отправителя и оперативно реагировать на них, учитывая текущий контекст.

Следовательно, можно утверждать, что составление грамотного сопроводительного письма к документам и разработка уникальных образцов для придания процессу оригинальности — важно для самого отправителя.

Образец сопроводительного письма 2024 г.

Хотя формально не существует универсального шаблона такого документа и каждая компания имеет право на свою собственную форму, все же существуют ограничения и общепринятые нормы, которые рекомендуется учитывать.

В верхней части документа, как обычно, указываются полные официальные наименования получателя («В…») и отправителя («от…»).

Затем следует отметка о регистрационном номере письма в организации отправителя.

После этого следует содержание документа. Имеет огромное значение правильно начать фразу. Существует три варианта для такой ситуации.

• «Отправляем Вам» — это применяется в ситуациях, когда мы пересылаем документацию другим организациям, например, нашим партнерам или контрагентам.
• Мы рады представить вам эту информацию, которая будет отправлена важным учреждениям, таким как налоговая инспекция, суды и головной офис.
• Когда речь идет о передаче документов в различные подразделения компании, мы направляем их к вам.

1. При указании цели отправки необходимо предоставить полный список документов (инвентаризацию), который удобно представить в виде таблицы. В этой таблице должны быть следующие столбцы:

• полное название поставленного перед нами документа;
• количество копий; количество экземпляров; численность; число копий; масса копий; общее число копий; количество эдемпляров; количество образцов; количество примеров; сумма экземпляров; объем образцов.
• При запросе следует также указывать, в каком состоянии представлен документ — оригинал или его копия (заверенная или незаверенная).

1. В самом низу списка приводится общее количество документов, отправляемых вместе с письмом.
2. В заключение, приводится список дополнительных документов, которые также отправляются получателю. Важно отметить, что слово «Приложение» используется в единственном числе только в случае наличия одного документа. В случае, если имеется несколько документов, используется слово «Приложения». К наименованию документа прилагаются следующие сведения:

• день утверждения бумаги
• общее количество отправляемых копий;
• Общее количество страниц, указываемых в каждом документе (сумма листов по всем копиям).
• В случае необходимости может потребоваться произвести прошивку.

Подпись на сопроводительном письме к документам всегда ставится не только генеральным директором, но и соответствующим уполномоченным лицом, независимо от образца. Обычно это делает сотрудник, ответственный за деятельность, связанную с отправляемыми документами.

Руководитель компании или его представитель, ответственный за отдел или филиал, берет на себя обязанность подписывать документы, которые касаются всей организации. Это включает в себя не только документы, связанные с ежедневной работой, но и те, которые имеют особую важность, например, годовые отчеты, которые отправляются в центральный офис.

Обычно письма, сопровождающие документы финансового характера, подписывает главный бухгалтер и они направляются в налоговую инспекцию.

Когда возникают ситуации, связанные с юридическими вопросами, вроде судебных процессов или подписания договоров с потенциальными партнерами, наш юрист направляет письма, в которых описывается ситуация и просит предоставить необходимые документы.

ПРИМЕЧАНИЕ. В ситуациях, когда требуется отправить большое количество однотипных документов (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами), можно сгруппировать их в одну категорию и указать общее количество страниц во всех экземплярах сразу.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Необходимо учитывать особенности этикета в деловой переписке, особенно в оформлении сопроводительных писем. Желательно использовать одинаковый шаблон документа и подписывать его отправителю тем же лицом, чья подпись указана в самом письме.

Оно может отправляться через Почту России или через частную почту, но лучше всего воспользоваться заказной корреспонденцией. Важно, чтобы на отправлении был указан номер, который зарегистрирован в журнале документооборота компании-отправителя. Затем, под этим номером адресат ставит свой собственный номер, чтобы снизить риск путаницы.

Обычно, при отправке сопроводительного письма, создаются как минимум две копии — одна для адресата и одна для отправителя. Время хранения такого документа определяется самой компанией и зависит от его актуальности и значимости. В современном делопроизводстве компаний все документы также имеют электронные резервные копии, что позволяет легко найти и сохранить их до момента необходимости.

Сроки ответа

Когда речь идет о времени, необходимом для ответа, это вопрос, требующий дальнейшего разъяснения. Есть общее правило, согласно которому все запросы, направленные в государственные органы, фирмы, компании и общественные объединения, должны быть обработаны в течение одного месяца, или 30 календарных дней. Срок начинается со следующего рабочего дня после того, как корреспонденция была доставленна получателю.

С другой стороны, существуют ситуации, когда отправитель ожидает, чтобы получатель как можно скорее ответил на его запрос. В таких случаях необходимо явно указать это пожелание, например: «Мы просим вас дать ответ и подписать необходимые документы в течение 7 рабочих дней». Если речь идет о филиале или структурном подразделении, которое прямо подчиняется отправителю, формулировка становится более категоричной: «Срок ответа не должен превышать 3 рабочих дней с момента официального уведомления о получении данного сопроводительного письма».

Внимание, обращаем внимание. Если в документе, регулирующем взаимоотношения между организациями, изначально установлены правила работы с претензиями, прежде чем обратиться в суд для урегулирования возможных конфликтов, следует руководствоваться именно содержанием таких документов. Ниже приводится пример текста.

Процедура хранения

Получает можно переносить бумажные письма в специальные папки или ящики, замораживать в цифровом виде или уничтожать после определенного времени. Кроме того, возможно использование электронной почты для создания и хранения сопроводительных писем. Надежность и безопасность хранения зависит от применяемых технологий и политики информационной безопасности организации. В конечном итоге, выбор руководства влияет на выбор и способ хранения сопроводительных писем.

Принято придерживаться следующих правил в общей практике:

Так как первостепенное значение в правовом аспекте несет не просто письмо, которое сопровождает документы, а именно сами документы, которым оно предшествует, то основной акцент ставится на их неприкосновенности.

После изъятия всех приложений (то есть, самих документов), продолжительность их хранения определяется индивидуально.

У малых предприятий, имеющих небольшой объем документооборота, иногда возникает необходимость создать отдельную папку, которую они называют «Сопроводительные письма», для хранения соответствующих документов.

Если у компании есть несколько филиалов и объем документооборота слишком велик, то необходимо создать специальные списки дел, которые объединяют документы по общему назначению, например «Договоры на поставку», «Договоры на аренду», «Судебные документы» и т.д.

Поэтому, наилучшим решением будет создать индивидуальный образец сопроводительных писем для документов и установить удобную систему их архивирования, соответствующую количеству документооборота компании.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

Приложение к разнообразным бумагам является приложением к сопроводительному письму. В нем указывается название договора или документа, который будет отправлен, а также действия, которые должен выполнить получатель. Такое письмо относится к деловой документации и часто сопровождает договор.

Назначение сопроводительного письма к документам

На каждом предприятии необходимо иметь свой уникальный образец сопроводительного письма. Некоторые компании предпочитают разрабатывать собственные образцы, в то время как другие предприятия используют готовые шаблоны из интернета. В сопроводительном письме указывается список отправленных документов и краткое описание. Такое письмо используется в случае, когда недоступна адресная информация в документах.

Необходимо отметить, что в письме отсутствует информационная нагрузка, его цель заключается в:

При подтверждении конкретного события;

Описание списка документов, представленных в наличии;

Разработка плана действий для дальнейшего участника.

Определение периода времени, предоставленного для осуществления конкретных мероприятий.

Неотъемлемой частью делового этикета является написание сопроводительного письма. Такие письма находят свое применение при отправке договоров в государственные органы и во многих других случаях. Это позволяет упростить процесс подтверждения передачи пакета и обратить внимание на важные детали. В сопроводительном письме можно выразить просьбу, перечислить необходимые действия и указать сроки для ответных мероприятий.

Сопровождение рекомендуется осуществлять во время отправки.

Согласно действующему законодательству, акт сверки является важным инструментом для установления согласия и регулирования споров между сторонами. Суть акта сверки заключается в том, что стороны сравнивают и анализируют свои взаимные претензии и требования, а затем составляют документ, отражающий результаты этого сравнения. Акт сверки имеет юридическую силу и может использоваться в качестве доказательства при разрешении споров в суде. Он помогает сторонам достичь взаимоприемлемого решения и избежать продолжительных и затратных юридических разбирательств.

Соглашения, требующие подписи;

Отправка документов в налоговую службу;

Документация, относящаяся к кадровым вопросам;

Приложений с коммерческой направленностью.

Сведения о деятельности передаются в надзорные инстанции.

Другие виды документации и другие документы.

Такой способ присутствия может быть применим к документам, которые вы лично передаете или посылали по курьерской службе, а также с помощью обычной или электронной почты. Документ готовится секретарем или другим сотрудником, ответственным за отправку бумаг.

Одной из важнейших задач письма является указание списка документов.

В данном документе приведены не только названия всех документов, но и количество страниц, на которых они написаны, количество копий, а также наличие приложений. Сопроводительное письмо составляется в двух экземплярах, один из них остается у отправителя. На этом экземпляре указывается дата и время получения письма адресатом.

Письмо, сопровождающее другой документ, имеет важное значение:

Получатель всегда будет умалчивать о том, что документация не поступила к нему.

В независимости от своего содержания, каждый текст обращает внимание получателя на сам факт существования договора.

Когда сотрудники компании получают конверт, они регистрируют его номер в специальном журнале для входящей корреспонденции.

Когда требуется заключить договор, все это значительно упрощает процесс работы.

Положения о создании письменного сообщения не закреплены в документах, поэтому нет унифицированного образца оформления. Текст можно оформить по своему усмотрению, однако следует учесть важные аспекты при его составлении:

На официальном документе представлена информация, относящаяся к организации.

Адресат указывается в правом углу.

Необходимо указать исходящий номер в верхнем левом углу.

Пожалуйста, укажите цель вашего письма и приложите необходимые документы. Если вы отправляете договор поставки, попросите получателя ознакомиться с ним и отправить обратно с печатью и подписью главы компании. В случае несогласия с определенными положениями, получатель также имеет возможность составить протокол разногласий.

Проявляйте заботу о соблюдении деловой этики. Во время формирования текста мы призываем Вас обратить внимание на включение в него выражений «просим Вас», а также «с уважением» и других аналогичных фраз.

Выделение в тексте курсивом или жирным шрифтом позволяет выделить важные моменты. Основной раздел документа, называемый «Приложения», содержит полный перечень документации.

Необходимо обеспечить наличие подписи руководителя, его заместителя или другого уполномоченного лица на сопроводительном письме. К такому уполномоченному лицу может относиться ответственный специалист или руководитель подразделения. В свою очередь, финансовую документацию подписывает бухгалтер.

Для составления исходящей переписки необходимо использовать уникальный бланк, на котором присутствуют данные организации, почтовый адрес и другая контактная информация, соответствующая общепринятым правилам.

Документация не предполагает жестких правил оформления, однако при написании письма важно соблюдать стандарты деловой переписки и избегать неоднозначности.

Хотя текст лишен смысловой нагрузки, он осуществляет ряд значимых действий.

Подтверждается передача.

Это дает возможность указать все программы и инструкции;

Предоставляется руководство по управлению контрактами.

Имея в своем распоряжении регистрационные данные, можно точно определить время выполнения.

В сопроводительном письме следует изложить информацию точно, кратко и без возможности неправильного понимания. Важно ясно указать, какие документы вы прикладываете, для какой цели и как их необходимо обработать.

Правила написания

Уведомление о передаче требуемых документов;

Прошу оказать мне услугу выразить желание получить письменный отклик, учитывая необходимость своевременного написания ответа (совместного утверждения, ознакомления и прочего).

Мы направляем данное сообщение вам, чтобы информировать о наших контактах. Возможно, Вы уже получили такие письма ранее от нас. Сегодня мы хотели бы предоставить Вам уникальную возможность получить информацию о наших новых продуктах и услугах.

Подписание;

Ознакомление;

Заполнение.

В ином разделе наименования всех документов указаны. Вы имеете возможность указать получателю инструкции о необходимых действиях и сроках их выполнения. Фразы, начинающиеся со слова «прошу», применяются.

Подтвердить доставку сообщения;

Обеспечение неприкосновенности данных;

Выполнить подписание в заданный срок.

Осуществить согласование, сформулировать резюме либо создать документ с указанием расхождений и тому подобное.

Существенным аспектом является наличие приложений. В документе требуется не просто перечислить их, но также указать количество страниц и приложений, а также число экземпляров. Сопроводительное письмо лишается смысла, если эта информация отсутствует.

При написании письма, в котором присутствует множество приложений, необходимо создать отдельный лист, который будет содержать полный список приложений и будет называться «Опись приложений к письму №_____ от _________». В самом тексте письма также должно быть отражено наличие этой описи.

Необходимо помнить, что при сопровождении документации обязательно учитывается время, в течение которого она должна быть доставлена получателю. Некоторые организации предпочитают указывать в письмах конкретные сроки исполнения. Например, они могут включить такую фразу: «Прошу подписать документ и вернуть в течение десяти дней» или «Срок подписания документа составляет 3 дня». Однако такие формулировки не всегда приемлемы, поскольку согласно деловой переписке получатель может ответить на письмо в течение 30 дней. Только вышестоящая инстанция имеет право определять обязательные сроки исполнения. В некоторых случаях срок ответа может быть установлен в соглашении.

Образец сопроводительного письма к документам

Однажды мы обсуждали, что нет единого шаблона для заполнения. Обстоятельства могут быть разными. В каждой конкретной ситуации руководитель будет хотеть выделить то, что для него важно. Для облегчения работы с такими письмами мы предлагаем вам приведенные ниже примеры.