После приема работника на работу дополнительное соглашение расторгается, если трудовой договор достигнут и требует изменения условий труда.
Это очень важные документы, и их соблюдение должно быть упорядочено, а также необходимо для постановки на учет при приеме на работу.
В этом разделе рассказывается о том, как соблюдать этот календарь и является ли он обязательным.
Регистрация трудовых договоров и соглашений
Специальный календарь для этой цели позволяет регистрировать и управлять договорами. Если возникнет такая необходимость, можно легко найти информацию по любому из них и проверить все, что требуется. Грамотно составленный календарь (иногда его называют бухгалтерской книгой) должен содержать всю важную информацию о заключенных компанией договорах. Помимо этой основной функции, календарь может выполнять еще как минимум одну. С его помощью можно легко рассчитать среднюю продолжительность контрактов компании. Это важная информация для определения стратегии развития и выявления недостатков в управлении. Персонал.
Помимо того, что у предприятия есть реестр договоров, для регистрации разных типов договоров могут использоваться отдельные календари. Например, один для фиксированных контрактов, другой — для контрактов с неопределенным сроком.
Обязательность ведения журнала учета
Ведение календаря не является обязательным — нигде в законодательстве не сказано, что в случае отсутствия ИТ к предприятию могут быть применены определенные меры. Тем не менее, он необходим практически везде — это касается как государственных, так и частных организаций. Прежде всего, она необходима очень многим и даже относительно небольшим предприятиям, поскольку для них характерна частая смена персонала. В противном случае рабочие контракты и дополнения к ним могут привести к сбоям в работе. Стоит также отметить, что контроль может быть ускоренным, хотя это и не является обязательным требованием аудиторского органа.
В любом случае трудовые договоры должны быть зарегистрированы, поэтому журналы не будут лишними, так как это полезные документы, по которым невозможно найти нужные договоры для проверки информации. Кроме того, это может быть важно, если суд сразу же подорвет позиции работодателя перед одним из бывших сотрудников и судом. Он также может облегчить выдачу бывшим сотрудникам справок, касающихся предыдущей работы.
Лица, ответственные за оформление
Как правило, ответственность за соблюдение Реестра возлагается на одного из сотрудников отдела кадров, занимающегося расторжением трудового договора. Однако в некоторых случаях эти обязанности может выполнять другой сотрудник, секретарь, заместитель директора или кто-то другой по распоряжению директора. Все зависит от размера штата предприятия.
Правила ведения журнала
Допускается даже использование обычных листов формата А4, а записи могут быть напечатаны или написаны от руки.
Несмотря на название «календарь» или «книга», на самом деле этот документ обычно нелепо скреплен, как и листы бумаги. Только крупные компании действительно нуждаются в тяжелых календарях. Тем более что каждый год желательно заводить новый.
Нет конкретных критериев. Никаких конкретных критериев нет. Все должно быть строго в соответствии с книжным реестром. Обычно книга редактируется так, как она существует в компании, или потому, что это непосредственно удобно сотруднику, как правило, потому, что в компании нет жестких внутренних правил. В этой статье показано, как может быть создан один образец и как обычно заполняется другой.
Как правило, в документ необходимо включить следующую информацию
Как видно из образца, в нем много граф, которые оформляются в виде таблиц (это наиболее удобный формат, хотя допускаются и другие форматы). К обычным столбцам относятся.
Можно добавить колонку для типа договора. Если не соблюдается последовательность заполнения другого календаря, он заполняется в колонке «Заметки». Здесь записывается различная важная информация, не относящаяся к предыдущему столбцу.
Формат календаря свободный и состоит всего из нескольких листов, но в крупных компаниях предпочитают более серьезный подход — календари сшивают вместе. Перед первой записью ставят печать и подпись руководителя. Получается фиксированный документ, который можно без стеснения использовать при проверках.
Преимущества электронной формы
Помимо обычных печатных форматов, все чаще используются электронные журналы. Компании могут использовать один из этих вариантов или оба одновременно. В этом случае при наличии расхождений в данных преимущество отдается тем, которые записаны на бумаге.
Электронные формы соответствия документов имеют явные преимущества перед обычными. К ним относятся.
Именно последнее преимущество называют главным.
В большинстве случаев электронный календарь трудовых договоров хранится в Microsoft Excel, функционал которого позволяет быстро найти нужный договор по номеру или фамилии сотрудника.
В печатном варианте поиск длится дольше, особенно если речь идет о крупной компании с сотнями сотрудников.
Недостатки электронной версии во многом повторяют ее преимущества. Например, простота внесения изменений и использования дневника в целом делает более важным человеческий фактор, наполненный недоказуемыми ошибками, которые могут отпечататься, когда вы возьмете на себя ответственность за ведение досье. Кроме того, форма открывает двери для злоупотреблений со стороны работодателей. Именно поэтому в некоторых компаниях существуют двойные календари. Ведется как электронный, так и обычный календарь. Часто электронный календарь ведется в течение года, распечатывается в конце года и сдается на хранение. Таким образом, данные в нем стабильны, и внести в них изменения невозможно.
Внесение изменений в документ
Существует множество различных изменений в календаре. Наиболее очевидным является то, что он регистрируется каждый раз, когда заключается контракт. Кроме того, в нем отражается перемещение работников, наличие свободных мест, изменение условий контракта и т. д. В большинстве случаев изменения происходят с дополнительными контрактами, поэтому для регистрации дополнительных контрактов могут быть созданы отдельные данные, чтобы не менять постоянно данные в основном календаре. Обычно так поступают крупные компании. Этот календарь дополняется по тем же правилам, что и основной календарь.
Однако дополнения — это одно, а исправление ошибок — другое. Незначительные ошибки разрешается исправлять. Порядок исправления следующий. Неправильные регистрации удаляются, но без толстой проработки. Вышеуказанные будут исправлены, а подпись менеджера добавлена там, где это необходимо. Закрытие регистрации с пометкой недопустимо. Если в календаре обнаружена действительно грубая и серьезная ошибка, его следует закрыть на последней странице, чтобы преждевременно поставить пометку из-за найденной ошибки. После этого начинается новый документ. О закрытии одного календаря и открытии другого обычно ставится печать по письменному распоряжению директора.