Встреча, проводимая в рабочей обстановке сотрудниками организации, с целью выявления проблем и нахождения их решений, представляет собой деловое совещание. От того, насколько успешным будет такая встреча, зависит количество разрешенных вопросов, а также составление списка задач и определение ответственности за них среди персонала.
В данной публикации приведены ключевые моменты организации и реализации деловой встречи — все, что необходимо учесть, чтобы успешно провести продуктивное совещание.
1 этап. Подготовка
Каким образом определить необходимость проведения совещания? Во многих организациях они проводятся регулярно каждую неделю. Однако, стоит ли это делать? Некоторые специалисты в области организации взаимодействия внутри компании указывают на необходимость соблюдения следующих критериев при проведении совещаний.
Если собрания проводятся слишком часто и лишены вышеуказанных качеств, их эффективность снижается, поскольку сотрудники не будут уделять им должного внимания, а руководители потратят время зря.
Необходимо проводить рабочие собрания только при наличии реальной причины и значимости, чтобы объединить коллектив с целью установления новых задач, без которых дальнейшая работа станет невозможной.
Для того чтобы управлять совещанием эффективно, необходимо определить цель и задачи данного мероприятия и отразить их в документе под названием «Повестка дня». Этот инструмент позволяет удерживать дискуссию в рамках заданной тематики и избегать отклонения на второстепенные вопросы.
Перед началом планёрки необходимо приготовить и собрать документы, отчёты и остальные значимые бумаги, которые будут обсуждаться на встрече.
2 этап. Определение ролей
В настоящее время наблюдается все большая популярность новой практики, когда руководитель принимает участие в дискуссии, но не контролирует процесс. Его усилия должны быть направлены на другие аспекты: замечать мелочи, активно слушать свою команду, быть готовым принимать решения и давать конструктивную обратную связь.
Таким образом, руководство компании активно приглашает экспертов-модераторов, не связанных с ней напрямую, чтобы они были ответственны за организацию и контроль процесса обсуждения, чтобы убедиться, что обсуждаются только актуальные вопросы и что все участники соблюдают правильный тон беседы. Такой подход позволяет профессионально управлять коммуникацией в группе, и все участники совещания сфокусированы на решении проблем.
3 этап. Начало совещания
На совещании будут освещены цели и вопросы, по которым планируется провести обсуждение. Все достигнутые договоренности будут подробно зафиксированы в письменном протоколе, который будет отправлен по электронной почте всем участникам.
Вначале обсуждения необходимо представить правила и регламенты в удобной визуальной форме, например, на специальной магнитно-маркерной доске (флипчарте). Это позволит всем участникам постоянно иметь доступ к необходимой информации. Также необходимо определить продолжительность собрания, установить правила выступления и общения между участниками.
4 этап. Основное время
Для проведения собраний можно использовать различные методы фасилитации — набор инструментов и практик, направленных на организацию эффективного группового обсуждения. Некоторые из них включают мировое кафе, мозговые штурмы и scrum-методы. Использование таких подходов позволяет всем участникам коллектива вместе работать над проблемой, создавая ощущение общего дела. Это также помогает подчеркнуть важность и значимость каждого сотрудника в компании.
Необходимо дать возможность каждому участнику высказать свою точку зрения, и руководитель должен быть готов услышать и учесть пожелания и идеи своих подчиненных. Возможно, в ходе обсуждения будут найдены новые идеи, которые стоит рассмотреть и воплотить в жизнь. Чтобы узнать мнение каждого, можно применить различные методы, например, использовать метод «5-пальцевого консенсуса». Этот метод позволяет узнать мнение всей команды в целом, а также каждого участника отдельно. Если участник показывает менее четырех пальцев, это означает, что он предлагает свою точку зрения на ситуацию или выражает свои сомнения, подкрепляя их аргументами, чтобы можно было более детально разобраться в ситуации.
На представлениях рекомендуется избежать «публичных упреков» и сконцентрироваться на выявлении недостатков в конкретные отрезки времени. Если возникают вопросы с отдельными членами команды, то для обсуждения стоит проводить личные встречи в специально отведенном помещении.
Структура эффективного собрания:
Необходимо окончательно завершить повестку при помощи специальной формулы:
5 этап. Окончание, подведение итогов
Таким образом, определяется намеченное направление действий, разрабатывается план действий на ближайшую перспективу, устанавливаются сроки и формат отчетности. Вся эта информация описывается в протоколе, который составляется и ведется на протяжении всей встречи.
По завершении собрания повторно излагаются результаты с объявлением повестки дня и принятых решений. Всем участникам будет направлен электронный протокол, в котором будут изложены вышеупомянутые аспекты.
Три правила эффективного совещания: подготовка, контроль, фиксация
Три правила эффективного совещания: подготовка, контроль, фиксация
Внутри организации люди используют совещание в качестве средства общения. Его целью является коллективное принятие решения по проблеме и немедленное распределение ответственности за его выполнение.
Ниже представлены три основных принципа организации и проведения совещания, которые помогут сэкономить время всем участникам и обеспечат эффективное взаимодействие на встрече.
Готовим структуру совещания и участников
Во-первых, необходимо определить, как мы будем проводить встречу в соответствии с ее повесткой. Кроме того, стоит учесть индивидуальные особенности наших сотрудников, которые примут участие в обсуждении.
Различные подходы к проведению совещания:
Если встреча происходит по принципу мозгового штурма, то участники высказывают свои мысли по заданной теме в любой последовательности. Сотрудники без стеснения делятся своим мнением о проблеме. Запрещено критиковать идеи своих коллег — это и составляет суть такого подхода.
В ходе совещания лидер внимательно выслушивает мнения всех участников, тщательно анализирует предложенные идеи и принимает окончательное общее решение.
Когда мы взаимодействуем, обмениваясь мнениями, это отличается от простого обсуждения темы. В таком формате каждый приглашенный для обсуждения должен высказаться, чтобы представить свою точку зрения. Обсуждение, в свою очередь, является менее структурированным методом проведения совещаний и хорошо подходит для повторного рассмотрения предложенной повестки дня.
Таким образом, лидер определился с выбором стратегии. Какие будут следующие шаги?
Для оптимизации организации встречи, необходимо подготовить письменную повестку, в которой указаны все вопросы, подлежащие обсуждению, а также ограничения по времени для каждого из них. Это позволит более эффективно придерживаться плана во время совещания. Сотрудникам также рекомендуется заранее ознакомиться с повесткой, которая будет включена в уведомление о предстоящем совещании.
Чем выше уровень подготовки участников, тем быстрее они смогут найти решение поставленной задачи. Поэтому необходимо заранее определить, какую предварительную работу нужно выполнить для каждого сотрудника. На совещание следует пригласить только необходимое минимальное количество сотрудников. Остальных можно пригласить только на время обсуждения вопросов, связанных с их задачами.
Одним из ключевых аспектов является ясное передача информации о предмете и цели совещания в уведомлении для сотрудников. Без такой ясности они не смогут быть должным образом подготовлены к этому мероприятию.
Контролируем повестку и регламент
В самом начале участники должны знакомиться друг с другом. Ведь определенные лица из них занимаются деятельностью в различных подразделениях. В огромном предприятии некоторые индивиды могут не запоминать своих коллег по именам, и в таком состоянии общение может вызывать излишнее напряжение.
После этого руководитель обязан сжато изложить предмет и основные сведения, необходимые для обсуждения – желательно уложиться в презентацию от 5 до 10 минут, чтобы никому не было скучно.
Дальнейший исход зависит от способа проведения. Мозговой штурм является наиболее свободным из них. Все остальные методы требуют соблюдения правил. Наш мозг не может долго сосредоточиваться на одной деятельности. Обратите внимание, что совещание продолжительностью более часа является кошмаром для человеческой терпимости и корпоративной продуктивности. Все начинают шуметь, отвлекаться или зевать. Поэтому выступления каждого участника не должны быть слишком долгими. Если необходимо, делайте перерывы каждые 40 минут на 10-15 минут для обсуждения.
Важно придерживаться установленной повестки, составленной руководителем перед проведением совещания. Иначе данное совещание не будет способствовать решению заявленной проблемы. Как только начинается обсуждение темы, не связанной с повесткой, следует отметить ее для рассмотрения в будущем и вернуться к изначальной цели собрания.
Фиксируем решение и рассылаем протокол
Необходимо зарегистрировать все соглашения, принятые во время совещания, путем составления протокола с указанием даты выполнения и ответственных за каждую задачу. Предварительный вариант протокола следует согласовать непосредственно на месте, а затем разослать его. Даже тем, кто не был назначен на выполнение заданий, следует получить протокол, чтобы участники чувствовали ответственность за принятые решения и свою причастность к делам компании.
Задача руководителя сводится к наблюдению за выполнением поручений и оценке эффективности совещания.
Осуществите анализ прошедших совещаний, с тем чтобы устранить недостатки в подготовке и организации. Улучшенная организация совещания предотвратит потерю времени и позволит ясно определить задачи, которые должны быть выполнены участниками в конечном итоге мероприятия.
У меня всё записано: как улучшить совещания с помощью протокола
У меня всё записано: как улучшить совещания с помощью протокола
Исследование, проведенное в 2018 году консалтинговой фирмой STL Microsoft Training, показало, что в среднем каждый работник принимает участие в 207 совещаниях за год. Однако две трети этих встреч оказываются бесполезными. Проблема заключается в недостатке контроля над процессом обсуждения. Вопросы, поднимаемые на совещаниях, требуют «коллективной помощи» — дискуссий и голосования. Часто сотрудники и руководство настолько увлекаются обсуждением, что не приходят к какому-либо решению в конце. Что можно сделать в такой ситуации? Можно поручить специальному человеку вести процесс — записывать высказывания и следить за тем, чтобы участники совещания не отклонялись от обсуждаемой темы и не тянули время.
Совещания могут быть бесполезными по нескольким причинам. Одна из них заключается в том, что интересные предложения, которые несмотря на свою значимость не были включены в итоговое решение, часто забываются. Однако, если записать эти предложения, они станут полезным источником ценных идей, которыми можно будет пользоваться по необходимости.
Как сотрудники оценивают эффективность совещаний:
Во время совещания фиксация хода беседы помогает контролировать обсуждение и не упустить интересные идеи. Несмотря на то, что термин «протоколирование» зачастую ассоциируется с крупными организациями и бюрократией, на самом деле это очень полезный инструмент для бизнеса любого размера. Чтобы внедрить его в компанию, необходим только наличие свободного сотрудника и желание руководителя.
В нашей публикации «Десять рекомендаций по организации успешного обсуждения» вы можете найти полезные советы о том, как провести совещание правильно.
Кто такой секретарь совещания
Очень часто сотрудок, ответственный за документацию результатов собрания, получает титул секретаря. Его обязанности включают в себя широкий спектр задач.
Подготовка
Секретарь в определенной степени управляет собранием: он заблаговременно собирает информацию о всех присутствующих на мероприятии, устанавливает темы выступлений, составляет график презентаций и регулирует отведенное время для обсуждения каждого вопроса. Обычно на совещание выделяется один час. Однако, если имеется множество вопросов для обсуждения или приглашено большое количество участников, продолжительность совещания может быть увеличена до двух часов.
Оптимальное число участников на встрече составляет до десяти человек. Это позволит избежать длительных выступлений и облегчит достижение согласия по возникшим вопросам.
Кроме этого, секретарь должен заранее определиться, какими техническими средствами будет фиксировать ход мероприятия. Не забывайте, для уверенности можно использовать аудио- или видеозапись.
Накануне совещания, необходимо, чтобы секретарь отправил всем участникам информацию о плане мероприятия. В этой информации должно быть указано место и время проведения собрания, а также информация о том, кто будет выступать с какой темой и сколько времени будет отведено для обсуждения каждого вопроса.
На встрече руководителей
Задача секретаря на данном мероприятии заключается в том, чтобы фиксировать сказанное коллегами и руководителем. Если секретарь заранее не пренебрег подготовкой, то у него будет список выступающих с указанием их имен и темой их выступлений.
Вторая задача протоколиста заключается в направлении хода совещания. В случае, если участники переключились на другую тему, секретарь должен вернуть беседу в нужное русло. Иными словами, он должен следить за тем, чтобы каждый вопрос был обсужден и принято решение по нему. Кроме того, протоколист должен следить за временем. Если какой-то вопрос обсуждается более получаса, но решения так и не принято, секретарь может привлечь к этому внимание коллег и руководства.
На заседании, которое состоялось после совещания,
По завершению события секретарю предстоит улучшить протокол, добавив ему блеск: исправить ошибки, более точно сформулировать записи (при необходимости). На помощь придут аудио и видеозаписи.
После этого происходит согласование текста протокола с руководством, и при необходимости — с участниками.
Затем готовится официальный документ. Обычно он оформляется на специальном бланке компании, в единственном экземпляре, и помещается в папку с протоколами. Копии этого документа распространяются среди участников совещания.
Очень важно! Необходимо избегать назначения участника совещания на роль секретаря. В таком случае возникает опасность того, что сотрудник будет занят внутренними мыслями о своей собственной речи, принимать активное участие в дискуссиях и забывать фиксировать сказанное коллегами в протоколе.
В нашей статье «Как эффективно делегировать ответственность. Детальный анализ» вы найдете информацию о том, как избежать стресса и рисков, передавая подчиненным часть своих обязанностей.
Как нужно протоколировать
Основная цель процесса документирования – сохранить в памяти принятые решения по различным вопросам. Желательно вести записи с достаточным уровнем детализации. Таким образом, идеи и предложения, зафиксированные на бумаге, сохранят важные детали, и это поможет предотвратить возможные разночтения и недоразумения.
Иногда важно сохранить точную запись дискуссии. Это может быть полезно на встречах с представителями госструктур, клиентами или партнерами. Также, для обсуждения стратегически важных вопросов компании может потребоваться запись «каждого слова».
5 подсказок для правильного создания протокола:
Если совещание проходит онлайн
В настоящее время все больше организаций переходят на удаленную работу. Однако это не приводит к отмене совещаний, а, наоборот, приводит к их увеличению. Виртуальные конференции регистрируются точно так же, как и личные встречи. Секретарь составляет план совещания и отправляет его всем участникам. В процессе проведения веб-конференции секретарь также записывает все высказывания коллег.
У секретаря, в этот момент, появляется гораздо больше возможностей для осуществления аудио и видеозаписи происходящего. Большая часть сервисов видеосвязи имеют аналогичные функции.
Форма протокола
В отечественном законодательстве отсутствуют конкретные стандарты для составления протоколов, поэтому каждая организация разрабатывает свой собственный образец. Обычно такой шаблон включает в себя следующие секции:
Назначив одного человека ответственным за ведение записей на встречах, можно достигнуть двойной пользы. Во-первых, повысить продуктивность собраний. Больше не будет ситуаций, когда двадцать человек обсуждают два вопроса в течение двух часов и не приходят к какому-либо решению. Секретарь будет направлять дискуссию в нужное русло и добиваться, чтобы каждый представленный вопрос получил конкретное решение. Во-вторых, ведение записей позволит сохранить ценные идеи, высказанные участниками. Если принятое на собрании решение не решило проблему полностью и она возникла снова, можно обратиться к протоколу и ознакомиться с рекомендациями сотрудников. Это позволит сэкономить время и деньги.